Přechod z Booqme: jak dostat ven rezervace i klienty a nepřijít o termín

Chcete mít web i objednávky na jednom místě? Tady je postup krok za krokem, po kterém vám v žádný den nezmizí objednávky.

Tento návod připravilo Bienaro nezávisle. Není vydán ani schválen provozovatelem služby Booqme. Booqme je ochranná známka jejího vlastníka. Bienaro s ní není nijak spojeno; název používáme jen k označení služby, ze které přenášíte svá data.

Nejdřív si stáhněte svoje data

Ještě než se kamkoli registrujete. Jsou to dva soubory ze dvou obrazovek a stahují se přímo, bez dialogů.

Termíny. V Booqme otevřete Rezervace. Vpravo nahoře je tlačítko Export a v jeho nabídce položka Export rezervací – stáhne se CSV. Pozor: export bere aktuální filtry stránky, takže když máte nahoře nastavené jen září nebo jednoho člověka z týmu, dostanete jen to. Než kliknete, filtry vynulujte. Ze stejné nabídky se stahuje i Export blokace s dovolenými a zavřenými hodinami.

Klienti. Jděte na Zákazníci → Seznam zákazníků. Vpravo nahoře jsou dvě ikonky se šipkami: ta se šipkou dolů je export. Stáhne se CSV se jmény, e-maily a telefony.

Stav k říjnu 2026 – pokud se rozhraní změnilo, napište nám.

Oba soubory si uložte někam, kde je za měsíc najdete: je to vaše záloha, ať už přechod dokončíte, nebo si to rozmyslíte. A neotevírejte je v Excelu „jen na kouknutí“ – když je pak uložíte, rozbije se diakritika. Nahrávejte je přesně tak, jak se stáhly.

Co se přenese a co ne

Do Bienara jdou ty dva soubory zvlášť, dvěma různými importy. Z exportu rezervací bereme datum, čas, jméno klienta, telefon, e-mail, službu a pracovníka; z exportu zákazníků jméno, telefon a e-mail, nic víc. Telefon přebíráme jen český, slovenský nebo rakouský mobilní; klienta s jiným číslem import klientů přeskočí (náhled to vypíše) a u termínu se takové číslo nepřenese. Telefon je v souboru z Booqme zapsaný ve tvaru ="+420…", aby ho Excel neupravil, a poslední řádek je součet „Suma“ – obojí poznáme a přeskočíme sami.

A teď to důležité, co se nepřenese:

• Nastavení marketingových zpráv. Z importovaného souboru ho nepřebíráme. Před zapnutím nabídek ověřte, na jakém základě můžete dané klienty oslovovat. Zprávy k rezervaci – potvrzení a připomínka – chodí normálně.
• Body a kredity věrnostních karet. Import je nepřenáší.
• Štítky klientů a starší návštěvy. Kalendář si začínáte vést od data, kdy přepnete – proto se hodí ten uložený export, kdyby se někdo ptal, kdy u vás byl naposledy.
• Minulé, zrušené a nedorazivší termíny. V exportu bývají a jen by vám blokovaly hodiny, na které se dá objednat.

Náš import nepřebírá cenu ze souboru a délku z něj nepoužívá: termín dostane cenu a délku služby z vašeho ceníku v Bienaru. Pokud máte s někým domluvenou jinou cenu nebo delší čas, než je v ceníku, zkontrolujte takové termíny po importu v kalendáři.

Registrace: nechte si ceník načíst ze svého profilu

Průvodce založením podniku se ptá hlavně na to, jak se podnik jmenuje a co v něm děláte. Z toho vznikne celý web – stránka s ceníkem, fotkami, otevírací dobou a mapou – a objednávkový kalendář na adrese vase-jmeno.bienaro.com. Online rezervace si zapnete sami, až budete mít ceník a hodiny zkontrolované – do té doby web ukazuje ceník, otevírací dobu a kontakt.

Ceník nemusíte psát znovu. V průvodci založením vložte do pole Odkaz na váš podnik adresu svého profilu na Booqme a klepněte na Načíst – převezmeme název, adresu, telefon a celý ceník s popisy, cenami a délkami služeb. Otevírací dobu doplníte sami a ceny v eurech se do korun nepřevádějí – takové služby si doplníte ručně. Všechno uvidíte v dalších krocích a nic se neuloží bez vašeho potvrzení.

Nastavte datum, od kdy berete online objednávky

Tohle je krok, na kterém přechody padají, a je z celého postupu nejlevnější. Web funguje – jenže objednávky, které máte domluvené na příští měsíc, mezitím pořád přibývají ve starém systému. Nový web o nich neví a ty hodiny nabízí dál jako volné. První klient, který se objedná online, přijde na hodinu, kde už někdo sedí.

V administraci je na to Průvodce přechodem (Nastavení → Průvodce přechodem) a začíná právě tímhle: řeknete datum, od kterého online objednávky berete. Do té doby web místo kalendáře napíše „Online objednávky přijímáme od 15. září. Do té doby volejte…“ a vaše telefonní číslo. Klient se objedná telefonem, jak byl zvyklý, a vy máte klid na přenos. Vlastní zápis do kalendáře vám to neomezuje ani jeden den.

Nahrajte export a zkontrolujte náhled

Teprve teď nahrajete stažené CSV s rezervacemi. Než se cokoli zapíše, uvidíte náhled: kolik termínů se založí, co je v minulosti, co je zrušené a co se kryje s tím, co už v kalendáři máte. Kolizní termín se nezapíše a náhled ho vypíše jmenovitě – ostatní projdou, nezačínáte znovu.

Termíny se zapisují jako ruční rezervace: při zápisu klientům nic nepřijde a o hodnocení je nikdo nepožádá; připomínka před termínem jim přijde jako u každé jiné rezervace. A nechcete-li si tahat cizí kontakty do databáze, zaškrtněte v náhledu „Importovat jen jako obsazené časy (bez klientů)“ – zapíšou se jen blokace a nevznikne ani jeden klient.

Klienty nahrajete zvlášť v Nastavení → Import klientů, a taky přes náhled. Soubor čekáme jako CSV s hlavičkou v UTF-8, nejvýš dva tisíce řádků; větší databázi rozdělte na dvě části.

Přepněte odkazy a pak objednávky v jednom okamžiku

Klienti nepoznají, že jste změnili systém, pokud najdou objednávání tam, kde ho hledali. Projděte tedy odkaz v bio na Instagramu a Facebooku, tlačítko na Google profilu firmy, QR kód na kartičce a případný starý web. Všude patří jedna a tatáž adresa: vase-jmeno.bienaro.com/rezervace.

Dva systémy, které oba berou online objednávky, si mezi sebou termíny nehlídají. Proto v den přepnutí postupujte v tomhle pořadí:

1. Jako první vypněte v Booqme nové online rezervace.
2. Hned potom stáhněte čerstvý export rezervací a nahrajte ho v Průvodci přechodem. Co už v kalendáři máte z dřívějšího importu, náhled ukáže jako kolizi a znovu to nezapíše – přibude jen to, co se mezitím domluvilo.
3. Teprve pak v průvodci zapněte přijímání online objednávek (tlačítko „Zrušit – přijímat hned“, nebo nechte dojít nastavené datum).

Starý účet nerušte ten samý den – nechte si ho, dokud v něm máte historii, kterou chcete mít po ruce. Nové rezervace v něm ale už nechte vypnuté.

Celý návod na přenos, i s tím, kde přesně kliknout, stojí na stránce přechod z Booqme. Účet si založíte zdarma a bez karty, takže si celý postup vyzkoušíte dřív, než v Booqme cokoli rušíte.