Přechod z Reservia: jak přenést klienty a nepřijít o rezervace

Rezervační systém se většinou nemění kvůli jedné funkci, ale ve chvíli, kdy se rozhodnete mít web, objednávky a klienty na jednom místě.

Pokud jste u téhle úvahy, tady je návod krok za krokem, jak přesun zvládnout bez rizika, že vám mezitím vypadne objednávání. Jak dlouho to trvá, záleží hlavně na tom, kolik máte služeb a domluvených termínů. Co stojí a co umí váš dnešní systém, si ověřte u něj; my píšeme jen o tom, co stojíme a umíme my.

Tento návod připravilo Bienaro nezávisle. Není vydán ani schválen provozovatelem služby Reservio. Reservio je ochranná známka jejího vlastníka. Bienaro s ní není nijak spojeno; název používáme jen k označení služby, ze které přenášíte svá data. Cesty v menu Reservia popisujeme podle jejich nápovědy k exportu dat; kdyby se menu změnilo, platí jejich nápověda.

Co u nás stojí kalendář

Naše ceny jsou konečné, protože Toucan Labs s.r.o. dnes není plátce DPH – není k nim co přičítat:

• Kalendář – 0 Kč, pro jednoho člověka v týmu. Bez limitu rezervací i klientů, k tomu celý web podniku na adrese vase-jmeno.bienaro.com, potvrzení a připomínka e-mailem, ranní přehled dne, žádost o recenzi po online rezervaci a export dat.
• Rytmus – 399 Kč měsíčně nebo 3 990 Kč ročně (to je 333 Kč na měsíc), a v té ceně jsou dva aktivní lidé v týmu, každý s vlastním přihlášením a vlastním kalendářem. Každý další stojí 100 Kč měsíčně (1 000 Kč ročně), celkem ale nejvýš 990 Kč měsíčně (9 900 Kč ročně), ať je vás kolik chce. Navíc si systém pamatuje, jak často k vám kdo chodí, a ozve se, když někomu dozraje termín; k tomu čekací listina, statistiky a vlastní doména na vyžádání (na žádost odpovíme a nastavením vás provedeme, doménu si platíte zvlášť).
• Tištěné termínovky a vizitky si můžete objednat v administraci v Materiálech za poplatek (celý balíček poštou – 1 000 termínovek s QR kódem a 250 vizitek – za 1 490 Kč), i v bezplatném Kalendáři. K první zaplacené platbě Rytmu – měsíční i roční – od nás dostanete uvítací sadu tištěných materiálů, zejména termínovky s QR kódem a vizitky. Samolepky a kartičku do stojánku si stáhnete jako tisková PDF a vytisknete sami, stejně jako všechny ostatní nosiče.
• SMS připomínky a potvrzení posíláme s Rytmem: padesát zpráv měsíčně v ceně (dlouhá zpráva se počítá jako víc SMS) a další z předplaceného kreditu, který nepropadá – od 1,40 Kč za zprávu podle velikosti balíčku (300 zpráv za 499 Kč, 500 za 749 Kč, 1 000 za 1 399 Kč). Posíláme je na česká, slovenská a rakouská mobilní čísla. SMS jsou součást Rytmu – v bezplatném Kalendáři posíláme totéž e-mailem.

Celý ceník je na hlavní stránce; návod na přenos krok za krokem, i s tím, kde přesně v Reserviu kliknout na export, stojí na stránce přechod z Reservia.

Za pozornost stojí i to, co v ceníku není vidět: web a rezervace máte na jednom místě, takže za web podniku u nás nic navíc neplatíte.

1. Nejdřív export, teprve pak všechno ostatní

První krok udělejte ještě dřív, než se kamkoli registrujete: stáhněte si vlastní data. Reservio k tomu potřebuje prohlížeč na počítači.

• Klienti: záložka Klienti → tři tečky vpravo nahoře → export do CSV.
• Rezervace: Nastavení → Statistiky → ikona stahování. Vyberete období a stáhne se soubor XLSX se službou, časem, cenou a poznámkami.

Stav k říjnu 2026 – pokud se rozhraní změnilo, napište nám.

Soubory si uložte někam, kde je za měsíc najdete. Jsou vaše záloha, ať už přechod dokončíte, nebo si to rozmyslíte – a jediné místo, kde zůstane historie návštěv.

2. Vězte dopředu, co se přenese a co ne

Přenášíme dvě věci zvlášť: kontakty klientů (z CSV jméno, telefon a e-mail, nic víc) a budoucí domluvené termíny (krok 5).

Nepřenášejí se tři věci:

• Historie rezervací – minulé a zrušené termíny. Kalendář si začnete vést od data, kdy přepnete. Proto se hodí ten uložený export, kdyby se někdo ptal, kdy u vás byl naposledy.
• Poznámky u klientů. Import přenáší jen jméno, telefon a e-mail; poznámku si ke klientovi doplníte ručně na jeho kartě (Poznámka podniku). Výsledek importu vám řekne, kolik poznámek v souboru bylo – ať víte, o co přicházíte.
• Nastavení marketingových zpráv. Z importovaného souboru ho nepřebíráme. Před zapnutím nabídek ověřte, na jakém základě můžete dané klienty oslovovat. Zprávy k rezervaci – potvrzení a připomínka – chodí normálně.

3. Registrace: nechte si ceník načíst z vaší stránky

Průvodce založením podniku se ptá hlavně na to, jak se podnik jmenuje a co v něm děláte. Z toho vznikne stránka, ceník, otevírací doba i objednávkový kalendář na adrese vase-jmeno.bienaro.com. Online rezervace si zapnete sami, až budete mít ceník a hodiny zkontrolované – do té doby web ukazuje ceník, otevírací dobu a kontakt.

Ceník ale nemusíte psát znovu. V průvodci založením podniku (po registraci) je pole Odkaz na váš podnik s tlačítkem Načíst: vložíte do něj adresu své dnešní stránky – typicky vase-jmeno.reservio.com, klidně i vlastní doménu nebo úplně jiný web – a formulář se předvyplní tím, co na ní veřejně stojí. Ze stránky Reservia si vezmeme celý ceník, tedy názvy služeb, jejich popisy, ceny a délky, k tomu otevírací dobu, telefon, adresu a text „o nás“.

Dvě věci k tomu patří říct rovnou:

• Čteme jen veřejně dostupné údaje, bez přihlášení: vaši stránku a k ní veřejný seznam služeb, ze kterého se stránka sama skládá. Co na stránce chybí, může z jejího textu doplnit AI – všechno uvidíte v průvodci a nic se neuloží bez vašeho potvrzení. Je to váš ceník na cizí platformě, tedy vaše data – proto ho přenášíme na váš pokyn.
• Ceník bereme celý, ne jen prvních osm služeb, které stránka ukáže bez kliknutí. Když se to nepovede, import se nezasekne: doplní se, co se přečíst dalo, a zbytek dopíšete ručně.

E-mail na veřejné stránce Reservia obvykle není, takže ten po vás formulář chtít bude. Pak si zkontrolujte ceník a texty. Nemusíte to mít hotové napoprvé, přepsat se to dá kdykoli potom.

4. Import klientů ze souboru

V administraci otevřete Import klientů a nahrajete stažené CSV. Než se cokoli zapíše, uvidíte náhled: kolik klientů se založí, které sloupce jsme jak přiřadili a které řádky přeskočíme. Přeskakují se řádky bez telefonu i e-mailu, duplicity v souboru a řádky s číslem, které není české, slovenské nebo rakouské mobilní – ty náhled vypíše, ať je můžete doplnit ručně.

Na co si dát pozor:

• Soubor musí být CSV s hlavičkou, kódování UTF-8. Pokud jste ho mezitím otevřeli v Excelu, uložte ho jako „CSV UTF-8“, jinak přijdete o diakritiku.
• Nejvýš dva tisíce řádků a jeden megabajt. Větší databázi rozdělte na dvě části.
• Náhled si opravdu přečtěte. Je to poslední místo, kde se levně opravují chyby.

5. Přeneste domluvené termíny (jinak vznikne dvojitá rezervace)

Tohle je krok, na který se zapomíná, a je z celého přechodu nejdražší. Klienti jsou v novém systému, web funguje – jenže objednávky, které máte domluvené na příští měsíc, existují pořád jenom ve starém kalendáři. Váš nový web o nich neví, takže ty hodiny nabízí dál jako volné. První klient, který se objedná online, přijde na hodinu, kde už někdo sedí.

Do systému se ty termíny automaticky nedostanou. Nikdo zvenčí do vašeho starého kalendáře nevidí, a to je dobře – ale znamená to, že si je musíte přenést sami. V administraci je na to Průvodce přechodem a má tři kroky:

1. Řekněte, odkdy berete online objednávky. Vyberete datum – třeba za týden. Do té doby web místo kalendáře napíše „Online objednávky přijímáme od 15. září. Do té doby volejte…“ a vaše číslo. Klient se objedná telefonem, jak byl zvyklý, a vy máte klid na přepis. Vlastní zápis do kalendáře vám to neomezuje ani jeden den.
2. Přepište si termíny. Formulář na deset řádků – čas, jméno, telefon, služba. Uložíte den, kliknete na „Další den“ a jedete dál. Když se dva termíny kryjí, ostatní se uloží a ten kolizní zůstane ve formuláři s vysvětlením; nezačínáte znovu.
3. Nebo nahrajte export rezervací. Soubor XLSX z kroku 1 otevřete v tabulkovém editoru a uložte jako „CSV UTF-8“ – XLSX náš import nepřečte. Druhá cesta bez převádění je odkaz na sdílený kalendář (ICS) z Reservia. Náhled ukáže, co se zapíše, co je v minulosti, co je zrušené a co se kryje s tím, co už v kalendáři máte. Zapíše se to jako ruční rezervace: při zápisu klientům nic nepřijde a o hodnocení je nikdo nepožádá; připomínka před termínem jim přijde jako u každé jiné rezervace.

Datum a čas bereme z vašeho souboru. Náš import nepřebírá cenu ze souboru, i když ji export Reservia obsahuje: termín dostane cenu a délku služby z vašeho ceníku v Bienaru. Pokud máte s někým domluvenou jinou cenu nebo delší čas, než je v ceníku, zkontrolujte takové termíny po importu v kalendáři.

Kolik termínů máte, tolik práce: pár desítek se dá přepsat ručně, plný měsíc je rychlejší nahrát z exportu.

6. Přepněte odkazy, ne zvyky

Klienti nepoznají, že jste změnili systém, pokud najdou objednávání tam, kde ho hledali. Projděte tedy postupně:

1. odkaz v bio na Instagramu a na Facebooku,
2. tlačítko na Google profilu firmy,
3. web, pokud nějaký máte,
4. QR kód na kartičce nebo na dveřích.

Všude patří jedna a tatáž adresa: vase-jmeno.bienaro.com/rezervace.

Nikam nemusíte psát, že jste přešli jinam. Většinu lidí to nezajímá, zajímá je, jestli se objednají.

7. Přepněte v jednom okamžiku

Dva systémy, které oba berou online objednávky, si mezi sebou termíny nehlídají: tentýž čas si může objednat jeden člověk v Reserviu a druhý u nás. Proto přepínejte v tomhle pořadí:

1. V den přepnutí jako první vypněte v Reserviu nové online rezervace.
2. Hned potom stáhněte čerstvý export budoucích termínů a nahrajte ho v Průvodci přechodem. Co už v kalendáři máte z dřívějšího importu, náhled ukáže jako kolizi a znovu to nezapíše – přibude jen to, co se mezitím domluvilo.
3. Teprve pak v průvodci zapněte přijímání online objednávek (tlačítko „Zrušit – přijímat hned“, nebo nechte dojít nastavené datum).

Starý účet nerušte ten samý den – nechte si ho, dokud v něm máte historii, kterou chcete mít po ruce. Nové rezervace v něm ale už nechte vypnuté.

8. Až se usadíte

Když už kalendář běží, začnou dávat smysl věci, kvůli kterým se to celé dělalo. Ráno v šest vám přijde e-mail s rozpisem dne a PDF na celý týden. Po návštěvě z online rezervace odejde žádost o recenzi. A pokud si zapnete Rytmus, systém si pamatuje interval každého klienta zvlášť, ozve se, když dozraje, a hodinu uvolněnou na poslední chvíli nabídne dál.

Rytmus potřebuje pár návštěv, aby se intervaly naučil. První týdny po přechodu jede podle výchozích hodnot pro váš obor, což je úplně v pořádku.

Shrnutí

Export, registrace s načtením ceníku, import klientů, přenos domluvených termínů, přepnutí odkazů a přepnutí objednávek v jednom okamžiku. Jak dlouho to zabere, záleží na vašem ceníku a počtu domluvených termínů.

Účet si založíte zdarma a bez karty, takže si celý postup můžete vyzkoušet dřív, než cokoli rušíte. Kdybyste se chtěli vrátit, o export klientů i historie návštěv si řeknete kdykoli – soubor připravíme až po uplynutí 72 hodin od žádosti, ta prodleva i dvoufázové ověření chrání vaše klienty.