Auftragsverarbeitungsvertrag

Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO). Ihr Betrieb ist Verantwortlicher für die Daten seiner Kundschaft, Bienaro ist sein Auftragsverarbeiter. Hier steht, was wir mit den Daten genau tun dürfen, was wir nicht dürfen und was wir für Sie tun, wenn sich jemand aus Ihrer Kundschaft meldet.

Version 1.0, gültig ab 5. 10. 2026. Etwaige Änderungen teilen wir nach Artikel 14 mit.

1. Vertragsparteien und Vertragsschluss

Auftragsverarbeiter ist die Toucan Labs s.r.o., IČO 29931631, mit Sitz Husova tř. 1822/6, 370 01 České Budějovice, Betreiber der Plattform Bienaro (im Folgenden „Bienaro“ oder „Auftragsverarbeiter“). Verantwortlicher ist der Betrieb, der auf der Plattform ein Konto eingerichtet hat (im Folgenden „Betrieb“ oder „Verantwortlicher“).

Der Vertrag kommt in dem Zeitpunkt zustande, in dem der Betrieb bei der Registrierung den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und diesem Vertrag zustimmt; den Zeitpunkt der Annahme erfassen wir beim Konto des Betriebs. Der Vertrag ist fester Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. In Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten der Kundschaft des Betriebs hat dieser Vertrag Vorrang vor den Allgemeinen Geschäftsbedingungen; die Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung, bei der Bienaro Verantwortlicher ist, und ändert diesen Vertrag nicht.

2. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten der Kundschaft des Betriebs, die Bienaro bei der Bereitstellung der Plattform vornimmt: Betrieb des Terminkalenders und des Buchungsformulars, die Website des Betriebs und das öffentliche Verifizierungsprofil des Betriebs auf bienaro.com (verifizierte Adressen der Website, Zusammenfassung der Bewertungen und – sofern der Betrieb auf seiner Website den Abschnitt Bewertungen eingeschaltet hat – eine Auflistung aller veröffentlichten Bewertungen mit Text und dem Datum der Bewertung, ohne Namen der verfassenden Person und ohne Antwort des Betriebs), das einbettbare Element „Bewertungen“, das der Betrieb auf einer anderen Website platzieren kann (Zusammenfassung, höchstens die drei neuesten veröffentlichten Bewertungen mit Text – längeren Text kürzt das Element – und dem Datum der Bewertung, ohne Namen der verfassenden Person und ohne Antwort des Betriebs, und ein Link zu allen Bewertungen), Kommunikation mit der Kundschaft per E-Mail und SMS (Bestätigungen, Erinnerungen, Bitte um eine Bewertung, Angebote mit Einwilligung oder aufgrund der Ausnahme für Bestandskundschaft nach § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. (tschechisches Gesetz über bestimmte Dienste der Informationsgesellschaft)), Warteliste für frei gewordene Termine, die Seite „Meine Termine“ auf der Website des Betriebs mit einem Link zum Kundenkonto, Verifizierung der Kundschaft mit einem Einmalcode auf der Website eines Betriebs, der Online-Buchungen nur von Stammkundschaft und eingeladener Kundschaft annimmt, Erfassung von Einwilligungen, Statistiken über die Daten des Betriebs, Datenexport sowie die Programmierschnittstelle (API) und ausgehende Nachrichten (Webhooks), die Bienaro auf Antrag des Betriebs bereitstellt und die der Betrieb danach in der Administration einrichtet, und das Abonnement des persönlichen Kalenders eines Teammitglieds, sofern der Betrieb es in der Administration einschaltet.

Die Art der Verarbeitung umfasst insbesondere das Erheben, Speichern, Ordnen, Einsehen, Verwenden, die Offenlegung gegenüber weiteren Auftragsverarbeitern nach Artikel 7, die Einschränkung, das Löschen und die Anonymisierung, und zwar überwiegend automatisiert.

Zweck ist die Erbringung der Leistung nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Bienaro verarbeitet die Daten der Kundschaft nicht für eigene Zwecke, verwendet sie insbesondere nicht für Marketing, nicht dazu, die Kundschaft anderen Betrieben anzubieten, nicht zur Profilbildung und nicht zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz; die Ausnahmen von der Rolle als Auftragsverarbeiter und das Verifizierungsprofil des Betriebs, das Bienaro auf Weisung des Betriebs führt, beschreiben die folgenden Absätze.

Verifizierungsprofil des Betriebs. Das Profil unter der Adresse bienaro.com/overit/… (verifizierte Adressen der Website, Zusammenfassung der Bewertungen und die Seite mit allen Bewertungen) führt Bienaro für die Dauer des Vertrags auf Weisung des Betriebs, die mit diesem Vertrag und mit Kapitel 7 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erteilt wird. Es dient dazu, dass die Kundschaft überprüfen kann, dass die Website des Betriebs auf der Plattform läuft, und schützt zugleich die Marke Bienaro und das Vertrauen in die Bewertungen. Veröffentlichte Bewertungen zeigt Bienaro darauf nur, solange der Betrieb sie auf seiner Website veröffentlicht (eingeschalteter Abschnitt Bewertungen), und zwar alle, mit vollständigem Text und dem Datum der Bewertung, ohne Namen oder Initialen der verfassenden Person und ohne Antwort des Betriebs; für nichts anderes verwendet Bienaro sie. Auf dieselbe Weisung zeigt sie auch das einbettbare Element „Bewertungen“, das der Betrieb aus der Administration auf einer anderen Website platziert: höchstens die drei neuesten mit Text (längeren Text kürzt das Element), ohne Namen der verfassenden Person und ohne Antwort des Betriebs, mit einem Link zu allen Bewertungen. Ein Betrieb, der auf der Plattform nur Buchungen führt und seine Website anderswo hat, erteilt diese Weisung, indem er in der Administration die Veröffentlichung einzelner Bewertungen einschaltet. Der Betrieb kann diese Weisung jederzeit widerrufen, indem er den Abschnitt Bewertungen auf seiner Website oder die Veröffentlichung der Bewertungen ausschaltet (Artikel 5 – Einstellungen in der Administration); Durchschnitt und Anzahl der Bewertungen zeigt das Profil weiterhin an.

Nichterscheinen zum Termin. Kennzeichnet der Betrieb eine Buchung als Nichterscheinen, ist dies ein Datum des Betriebs, und Bienaro verarbeitet es als Auftragsverarbeiter für diesen Betrieb; anderen Betrieben wird es nicht angezeigt, und eine betriebsübergreifende Zusammenfassung wird nicht geführt. Über die Einschränkung der Online-Buchung für eine Person aus der Kundschaft entscheidet der Betrieb anhand seiner eigenen Daten; die Einschränkung betrifft nur die Selbstbuchung auf der Website und erlischt nach 12 Monaten ohne weiteres Nichterscheinen.

Kundenkonto. Eine Ausnahme ist das Konto, das eine Person aus der Kundschaft des Betriebs unter bienaro.com/moje hat (Übersicht „Meine Termine“). Die Anmeldung erfolgt mit der Telefonnummer und einem Code per SMS, die Bienaro versendet und bezahlt; bei einem bereits angelegten Konto auch mit Passwort oder mit einem Code an die E-Mail-Adresse, die die Person im Konto selbst bestätigt hat. Für die Daten dieses Kontos ist Bienaro Verantwortlicher auf Grundlage des Vertrags mit dieser Person (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei einem Betrieb, bei dem die Person selbst über das Buchungsformular gebucht oder einen Termin als eigenen bestätigt hat, zeigt das Konto die eigenen Buchungen an; einen Termin, den der Betrieb selbst eingetragen hat (manuell, per Import oder über die Schnittstelle) und der noch nicht bestätigt wurde, zeigt es nur als Rückfrage mit dem Namen des Betriebs, dem Tag und der Uhrzeit an. Der Betrieb stimmt dieser Anzeige seiner Buchungen gegenüber der Kundschaft zu. Antwortet die Person, den Termin nicht zu kennen, zeigt Bienaro dem Betrieb einen Hinweis auf einen möglichen Tippfehler in der Telefonnummer an, ohne Angaben dazu, wer geantwortet hat. Die Seite „Meine Termine“ auf der Website des Betriebs verlinkt lediglich auf das Konto. Bienaro verwendet die Daten des Kontos nicht für Marketing, nicht dazu, die Person anderen Betrieben anzubieten, und nicht zur Profilbildung. Der Betrieb sieht weder die Buchungen der Person bei anderen Betrieben noch ihr Konto.

Produktmessung. Bienaro zählt anonym die Schritte des Buchungsformulars (zum Beispiel „Uhrzeit gewählt“ oder „Formular verlassen“), um es verbessern zu können. Das ist ein eigener Zweck von Bienaro, keine Verarbeitung für den Betrieb, und erreicht die personenbezogenen Daten der Kundschaft nicht: Es wird weder ein Cookie noch eine andere Kennung auf dem Gerät gespeichert, weder die IP-Adresse noch der Inhalt ausgefüllter Felder – nur, welches Feld ausgefüllt wurde. Die Einträge erlöschen nach 90 Tagen. Das Signal „Global Privacy Control“ respektieren wir; mit ihm wird nichts gesendet.

3. Dauer der Verarbeitung

Für die Dauer des Vertrags über die Nutzung der Plattform und nach seiner Beendigung noch 14 Tage, wenn der Betrieb das Konto selbst in der Administration aufgelöst hat, andernfalls höchstens 30 Tage (Artikel 12); aus den Sicherungen des Server-Images fallen die Daten innerhalb weiterer sieben Tage heraus. Auch während der Vertragsdauer gelten die Fristen der einzelnen Datenkategorien – insbesondere drei Jahre ohne nicht stornierte Buchung bei den Daten der Kundschaft –, und sie sind in Artikel 12 aufgeführt.

4. Kategorien betroffener Personen und Art der personenbezogenen Daten

Betroffene Personen sind die Kundschaft des Betriebs (Personen, die bei ihm einen Termin buchen oder bei ihm bedient wurden) und die Teammitglieder des Betriebs in dem Umfang, in dem der Betrieb sie auf seiner Website veröffentlicht.

Art der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden:

Identifikations- und Kontaktdaten der Kundschaft: Name, Telefonnummer, E-Mail,
Buchungsdaten: Leistung, Termin, Preis, Teammitglied, Buchungsstatus und eine freiwillige Notiz der Kundschaft (höchstens 500 Zeichen),
Notiz und Etiketten, die der Betrieb selbst zur Person führt, die Kennzeichnung des Nichterscheinens zum Termin und eine etwaige Einschränkung der Online-Buchung,
Status der Einwilligungen in Angebote gegenüber dem Betrieb und deren Verlauf (Zeitpunkt der Erteilung oder des Widerrufs und Version des Einwilligungstextes),
Protokoll versendeter Nachrichten (Adresse des Empfängers, Vorlage, Zustellstatus; ohne Inhalt der Nachricht) und das Besuchsrhythmus-Profil der Kundschaft (üblicher Abstand zwischen Besuchen),
an einen abgeschlossenen Besuch gebundene Bewertung (Bewertung, freiwilliger Text, Wahl der Unterschrift – Vorname oder Initialen – und Datum der Abgabe),
bei Teammitgliedern Name und Porträtfoto, sofern der Betrieb oder das Teammitglied selbst es auf die Website des Betriebs hochlädt (Fotos werden bei der Verarbeitung von EXIF-Metadaten bereinigt),
Eintrag in der Warteliste (gewünschte Leistung, Zeitfenster in Tagen, Tageszeit, freiwillige Notiz, Status und Zeitpunkte des Angebots; der Kontakt selbst liegt auf der Kundenkarte),
Einmalcode zur Verifizierung und persönlicher Link für die Kundschaft auf der Website eines Betriebs, der Online-Buchungen nur von Stammkundschaft und eingeladener Kundschaft annimmt (in der Datenbank nur als kryptografischer Hashwert, gültig 15 Minuten),
bei Teammitgliedern, die das Abonnement ihres persönlichen Kalenders einschalten, die Zeiten der Ereignisse aus diesem Kalender – Titel, Beschreibung, Ort und Teilnehmende des Ereignisses werden weder gelesen noch gespeichert,
Telefonnummer der Kundschaft für die Zustellung von SMS,
Quelle der Buchung von der Website des Betriebs (Parameter des Links, zum Beispiel utm_source, Adresse der verweisenden Website ohne Pfad und Art des Klicks aus einer Werbeanzeige – ohne Kennung der besuchenden Person) und bei einem Betrieb, der die serverseitigen Konversionen für Meta eingeschaltet hat, bis zum Senden der Konversion auch die IP-Adresse und Angaben zum Browser der besuchenden Person, die Klick-Kennungen aus Werbeanzeigen von Meta und der Hashwert (SHA-256) ihrer Telefonnummer und E-Mail (Artikel 5).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO erhebt die Plattform nicht strukturiert, und sie ist für deren Verarbeitung nicht bestimmt. Der Betrieb verpflichtet sich, solche Daten nicht in das System einzugeben, auch nicht in freie Notizen. Gibt er sie dennoch ein, tut er dies in eigener Verantwortung als Verantwortlicher und ist verpflichtet, sich dafür eine eigene Rechtsgrundlage zu sichern. Deshalb wird beim Abonnement des persönlichen Kalenders ausschließlich die Zeit des Ereignisses gespeichert, niemals dessen Titel.

5. Weisungen des Verantwortlichen

Bienaro verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Als dokumentierte Weisung gelten dieser Vertrag, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Einstellungen, die der Betrieb in der Administration vornimmt, die Daten, die er in das System eingibt, und schriftliche Weisungen, die an die Kontaktadresse nach Artikel 15 gesendet werden.
Eine Übermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation nimmt Bienaro nur auf Weisung des Verantwortlichen vor oder dann, wenn das Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats dies vorschreibt; in einem solchen Fall teilt Bienaro dem Verantwortlichen diese Anforderung vorab mit, sofern das betreffende Recht dies nicht verbietet.
Ist Bienaro der Auffassung, dass eine Weisung gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt, weist es den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin; bis zur Klärung ist es berechtigt, die Ausführung der Weisung auszusetzen.
Die Programmierschnittstelle (API) und ausgehende Nachrichten (Webhooks) stellt Bienaro auf Anfrage bereit (der Betrieb fragt sie in der Administration unter Einstellungen → API und Webhooks oder per E-Mail an den Support an); Daten gehen darüber nur bei einem Betrieb hinaus, der sie in der Administration selbst eingerichtet hat. Stellt sich der Betrieb einen Zugangsschlüssel aus oder richtet er ausgehende Nachrichten an eine von ihm selbst gewählte Adresse ein, ist dies seine Weisung, Daten an den von ihm gewählten Empfänger zu übermitteln. Für die Auswahl eines solchen Empfängers, für den Vertrag mit ihm, für die Rechtsgrundlage der Übermittlung (einschließlich der Übermittlung außerhalb der Europäischen Union, sofern der Empfänger seinen Sitz außerhalb hat) und für den Schutz des Zugangsschlüssels ist der Betrieb als Verantwortlicher verantwortlich; Bienaro ist dafür verantwortlich, dass es die Nachricht nur an die gewählte Adresse sendet, signiert und über eine verschlüsselte Verbindung.
Schaltet der Betrieb in der Administration die serverseitigen Konversionen für Meta ein (unter Einstellungen → Messung und Werbung gibt er ein Zugriffstoken der Conversions API ein und setzt das Häkchen bei der Weisung), ist dies seine Weisung, Daten über Buchungen von seiner Website an Meta Platforms Ireland Limited zu übermitteln, die er selbst als Empfänger gewählt hat. Bienaro übermittelt nur bei Personen, die auf der Website des Betriebs in Marketing-Cookies eingewilligt haben, und nur: Art und Zeitpunkt des Buchungsereignisses, die Adresse der Buchungsseite mit den Parametern des Links, Telefonnummer und E-Mail in Form eines Hashwerts (SHA-256), anhand dessen Meta die Buchung dem Konto zuordnet, das diesen Kontakt verwendet, die IP-Adresse, Angaben zum Browser und die Klick-Kennungen aus Werbeanzeigen von Meta. Name, Notiz, Leistung und Preis übermittelt es nicht. Der Betrieb ist als Verantwortlicher verantwortlich für den Vertrag mit Meta (die Annahme der Nutzungsbedingungen von Meta für Business-Tools einschließlich des Zusatzes für gemeinsam Verantwortliche), für die Rechtsgrundlage der Übermittlung – die Einwilligung der besuchenden Person, die Bienaro für ihn mit der Leiste auf seiner Website einholt – und für die Information der besuchenden Personen, für die ihm Bienaro die Texte der Leiste und der Seite Informationen bereitstellt; Bienaro ist dafür verantwortlich, dass es die Daten nur mit Einwilligung, nur in diesem Umfang, über eine verschlüsselte Verbindung und nur an das Konto sendet, zu dem das Token des Betriebs gehört. Das Token speichert es verschlüsselt, und der Betrieb kann es jederzeit löschen; damit endet die Übermittlung sofort.
Gibt der Betrieb oder ein Mitglied seines Teams die Adresse eines persönlichen Kalenders für das Abonnement von Blockern ein, ist dies die Weisung, diese Adresse abzurufen. Bienaro speichert von jedem Ereignis ausschließlich dessen Zeit und Kennung; Titel, Beschreibung, Ort und Teilnehmende liest es nicht. Die Abonnementadresse ist in der Datenbank verschlüsselt gespeichert und wird ausschließlich vom serverseitigen Teil des Dienstes entschlüsselt.
Für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Richtigkeit der Daten und die Erfüllung der Informationspflicht gegenüber seiner Kundschaft ist der Verantwortliche verantwortlich. Die Plattform stellt ihm dafür die Seite „Informationen zum Betrieb“ auf seiner Website mit einem Standardtext nach Art. 13 DSGVO zur Verfügung; für Inhalt und Aktualität ist der Verantwortliche zuständig.

6. Vertraulichkeit

Zugang zu den personenbezogenen Daten haben nur Personen, die sie zur Erfüllung dieses Vertrags kennen müssen, und nur im erforderlichen Umfang. Diese Personen sind vertraglich oder kraft Gesetzes zur Vertraulichkeit verpflichtet; die Verpflichtung besteht auch nach dem Ende ihrer Zusammenarbeit mit Bienaro fort. Änderungen, Datenexporte und Zugriffe des Supports auf das Konto des Betriebs werden in einem Audit-Protokoll erfasst.

7. Weitere Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter)

Der Verantwortliche erteilt Bienaro eine allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter hinzuzuziehen. Zum Tag des Inkrafttretens dieser Version sind dies:

Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Betrieb der Server, der Datenbank und der Sicherungen,
Scaleway SAS (Frankreich) – Versand von E-Mails an die Kundschaft des Betriebs,
Cloudflare, Inc. (USA, globales Netzwerk) – Netzwerkschutz, DNS, TLS und Schutz von Formularen vor Spam; verarbeitet Betriebsdaten wie die IP-Adresse und die Header der Anfrage,
Functional Software, Inc. (Sentry) – Überwachung technischer Fehler mit Datenresidenz in der EU; den Inhalt der Meldungen bereinigen wir so, dass keine personenbezogenen Daten darin enthalten sind, und bei der Übertragung einer Meldung aus dem Browser der besuchenden Person wird deren IP-Adresse verarbeitet,
GoSMS s.r.o. (Tschechien) – Zustellung von SMS: Anmeldecode und Hinweis auf aufgebrauchtes SMS-Guthaben für die Inhaberin oder den Inhaber des Kontos sowie an die Kundschaft des Betriebs die Buchungsbestätigung (sofern die Person keine E-Mail-Adresse angegeben hat), Terminerinnerungen und der Verifizierungscode auf der Website des Betriebs (Telefonnummer und Text der Nachricht); SMS gehen nur an tschechische, slowakische und österreichische Mobilnummern; Codes für das Kundenkonto versendet Bienaro als Verantwortlicher auf eigene Kosten, es handelt sich nicht um eine Verarbeitung für den Betrieb,
Google LLC, Apple Inc. und Mozilla Foundation (USA bzw. globales Netzwerk; die Zustelladresse bestimmt der Browser der Inhaberin oder des Inhabers des Kontos) – Zustellung von Benachrichtigungen auf das Telefon der Inhaberin oder des Inhabers und der Teammitglieder; der Inhalt der Benachrichtigungen ist mit den Schlüsseln des Geräts verschlüsselt, und der Dienst liest ihn nicht.

Anthropic, PBC (USA) ist kein weiterer Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten der Kundschaft. Der künstlichen Intelligenz übermitteln wir Angaben über den Betrieb und sein Angebot (Name, Branche, Stadt, Leistungen und deren Beschreibungen), Texte der Website, der Preisliste und der häufigen Fragen, die der Betrieb geschrieben hat und generieren, bearbeiten oder übersetzen lässt, den Text der öffentlichen Seite, die der Betrieb selbst zum Import angegeben hat, und die Frage, die die Inhaberin oder der Inhaber oder ein Teammitglied der Hilfe in der Administration stellt. Diese Texte können Namen von Personen enthalten (zum Beispiel der Inhaberin oder des Inhabers oder von Teammitgliedern). Aus der Kundenkartei und den Buchungen wird nichts an das Modell gesendet; bitte schreiben Sie keine Kundendaten in die Texte der Website oder in Fragen an die Hilfe. Ausführlich beschreibt das die Seite KI bei Bienaro.

Seznam.cz, a.s. (Mapy.cz) und OpenStreetMap Foundation (Nominatim) sind keine weiteren Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten der Kundschaft: Sie erhalten nur die Adresse der Betriebsstätte, den Namen des Betriebs und die Koordinaten des Kartenausschnitts, damit die Koordinaten ermittelt und die Kartengrundlage für die Website des Betriebs dargestellt werden kann. Bei dieser Verarbeitung ist Bienaro Verantwortlicher, und sie wird in der Datenschutzerklärung beschrieben. Das Kartenbild setzt der Server von Bienaro zusammen; der Browser der Kundschaft verbindet sich nicht mit dem Kartendienst.

Mit jedem weiteren Auftragsverarbeiter hat Bienaro einen Vertrag geschlossen, der ihm Pflichten auferlegt, die diesem Vertrag entsprechen. Für deren Tätigkeit haftet Bienaro dem Verantwortlichen so, als würde es die Verarbeitung selbst durchführen.

Änderungen. Die beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines weiteren Auftragsverarbeiters teilt Bienaro dem Verantwortlichen per E-Mail mindestens 30 Tage im Voraus mit. Der Verantwortliche kann innerhalb derselben Frist begründeten Einspruch gegen die Änderung erheben. Lässt sich der Einspruch nicht ausräumen, kann jede Partei den Vertrag über die Nutzung der Plattform zu dem Tag kündigen, an dem die Änderung wirksam werden soll; den anteiligen Teil des Abonnements erstattet Bienaro nach der Aufzählung im Schlusskapitel der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Die aktuelle Liste befindet sich in Anlage 1 dieses Vertrags und unter der Adresse bienaro.com/cs/dpa; ihre Änderung wird nach diesem Artikel mitgeteilt.

8. Ort der Daten und Übermittlung außerhalb der EU

Personenbezogene Daten der Kundschaft verarbeiten folgende Kategorien von Diensten:

Buchungsdatenbank und Sicherungen – Hetzner, Deutschland; keine Übermittlung außerhalb der EU,
E-Mails – Scaleway, Frankreich; keine Übermittlung außerhalb der EU,
SMS – GoSMS, Tschechien; keine Übermittlung außerhalb der EU,
Fehler und Diagnose – Sentry in der EU-Datenregion; Inhalt der Meldungen ohne personenbezogene Daten, bei der Übertragung aus dem Browser die IP-Adresse; für unterstützende Eingriffe aus den USA Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission bzw. der EU-U.S. Data Privacy Framework,
Netzwerkverkehr und Schutz – Cloudflare, globales Netzwerk; Betriebsdaten (IP-Adresse und Header der Anfrage); Standardvertragsklauseln und der EU-U.S. Data Privacy Framework,
Benachrichtigungen auf das Telefon der Inhaberin oder des Inhabers und der Teammitglieder – Push-Dienste der Browser (Google, Apple, Mozilla), USA bzw. globales Netzwerk; nur die Zustelladresse und mit den Schlüsseln des Geräts verschlüsselter Inhalt, den sie nicht lesen können; Standardvertragsklauseln bzw. der EU-U.S. Data Privacy Framework.

KI – Website-Texte, Übersetzungen und Hilfe (Anthropic, USA, Standardvertragsklauseln) arbeitet nicht mit der Kundenkartei: Sie erhält nur Angaben und Texte des Betriebs nach Artikel 7, die Namen von Personen enthalten können. Bienaro verkauft keine personenbezogenen Daten der Kundschaft und bietet die Kundschaft eines Betriebs niemals einem anderen an. Eine Übersicht der aktuellen Übermittlungsmechanismen und die Bewertung ihrer Auswirkungen stellt Bienaro dem Verantwortlichen auf Anfrage zur Verfügung.

9. Sicherheit (Art. 32 DSGVO)

Unter Berücksichtigung der Art, des Umfangs und des Zwecks der Verarbeitung sowie der Risiken für die Rechte der Kundschaft hat Bienaro insbesondere folgende Maßnahmen getroffen:

Verschlüsselung der Übertragung (TLS),
tägliche Sicherungen des Server-Images beim Hosting-Anbieter in Deutschland, die sieben Tage aufbewahrt werden, und ein schriftlicher Plan zur Wiederherstellung des Betriebs,
Verschlüsselung der Adresse des abonnierten persönlichen Kalenders eines Teammitglieds,
Schutz vor automatisierten Angriffen auf Netzwerkebene (WAF und Begrenzung der Anfragehäufigkeit),
Passwörter, die nur als kryptografischer Hashwert gespeichert werden, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung und verpflichtende Bestätigung beim Massenexport der Kundschaft,
Trennung der Daten der einzelnen Betriebe und rollenbasierte Zugriffssteuerung; personenbezogene Daten der Kundschaft sind keinem anderen Betrieb zugänglich,
Audit-Protokoll der Änderungen in der Administration und bei Buchungen, der Datenexporte und der Zugriffe des Supports,
Erfassung der Einwilligungen in Marketing mit dem Zeitpunkt der Erteilung oder des Widerrufs und der Version des Textes, Zugriff nur im für den Betrieb erforderlichen Umfang,
Einschränkung der Verarbeitung von Nachrichten (Aussetzen der Kommunikation gegenüber einer bestimmten Person aus der Kundschaft) als technisches Werkzeug zur Ausübung des Rechts nach Art. 18 DSGVO,
Anonymisierung der Daten der Kundschaft nach drei Jahren Inaktivität.

Die Maßnahmen können sich weiterentwickeln; Bienaro darf sie nicht so ändern, dass das Schutzniveau unter das bei Vertragsschluss geltende Niveau sinkt.

10. Unterstützung bei den Rechten der Kundschaft (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO)

Einen Antrag aus der Kundschaft bearbeitet der Betrieb als Verantwortlicher. Bienaro leistet ihm dabei angemessene technische Unterstützung, damit er die Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO einhält, also unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Antrags:

Auskunft und Datenübertragbarkeit (Art. 15 und 20) – Export der Kundschaft und des Besuchsverlaufs in Selbstbedienung (aus Sicherheitsgründen erfordert er die Zwei-Faktor-Authentifizierung, und die Datei wird innerhalb von 72 Stunden nach der Anforderung bereitgestellt), gegebenenfalls ein Auszug auf Weisung des Betriebs,
Berichtigung (Art. 16) – Bearbeitung der Kundenkarte in der Administration; die Telefonnummer der Person, die der Schlüssel zur Kundenkarte über alle Betriebe hinweg und zum Kundenkonto ist, ändert auf Verlangen des Betriebs der Bienaro-Support, und zwar eine andere Person als diejenige, die den Antrag gestellt hat,
Löschung (Art. 17) – Anonymisierung der Daten der betroffenen Person mit einer einzigen Funktion, die die Kundenkarte, die Zuordnung zum Betrieb, Notizen zu Buchungen, Einträge in der Warteliste, Anmeldecodes, an die vom Betrieb gewählte Schnittstelle gesendete Buchungs-Snapshots und den Status der Einwilligungen umfasst; die Erfassung der Einwilligungen und Ablehnungen wird mit der Löschung der gesamten Kundenkarte gelöscht, damit die Ablehnung weiterhin gilt; Buchungen bleiben ohne personenbezogene Daten für die buchhalterische und statistische Erfassung des Betriebs erhalten. Die Erfassung nicht wahrgenommener Besuche und die Sperre der Online-Buchung beim Betrieb erlöschen durch die Löschung nicht: Sie stützen sich auf das berechtigte Interesse des Betriebs, und die Sperre wird gesondert nach 12 Monaten ohne weiteres Nichterscheinen aufgehoben,
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) – Aussetzen der ausgehenden Kommunikation gegenüber der betreffenden Person und Abschalten der Einwilligungen,
Widerspruch und Widerruf der Einwilligung (Art. 21 und Art. 7 Abs. 3) – der Abmeldelink in jeder Marketingnachricht wirkt sofort gegenüber dem Betrieb, der die Nachricht versendet hat, und wird in der Erfassung der Einwilligungen vermerkt.

Wendet sich jemand aus der Kundschaft versehentlich direkt an Bienaro, leiten wir den Antrag unverzüglich an den Betrieb weiter und teilen dies der Person mit; selbst bearbeiten wir ihn nicht. Eine Ausnahme ist der Antrag der verfassenden Person auf Entfernung ihrer Bewertung: Diesen bearbeitet Bienaro selbst nach Kapitel 7 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Entfernung mit dem Grund „auf Wunsch der verfassenden Person“), entfernt die Bewertung gleichzeitig von der Website des Betriebs, aus dem Verifizierungsprofil und aus dem einbettbaren Element „Bewertungen“ und benachrichtigt den Betrieb darüber; dies ist eine allgemeine Weisung des Verantwortlichen, die mit diesem Vertrag erteilt wird.

11. Unterstützung nach Art. 32 bis 36 und Verletzung der Sicherheit

Stellt Bienaro eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten fest, meldet es sie den betroffenen Betrieben unverzüglich, nachdem es davon Kenntnis erlangt hat (Art. 33 Abs. 2), und übermittelt ihnen die Informationen, die sie für ihre eigene Meldung an die Aufsichtsbehörde benötigen, insbesondere die Art der Verletzung, die betroffenen Kategorien und die ungefähre Zahl der Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen Maßnahmen.
Bienaro unterstützt bei der Datenschutz-Folgenabschätzung und bei der vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde (Art. 35 und 36), sofern diese erforderlich ist und die von der Plattform durchgeführte Verarbeitung betrifft.
Bienaro führt ein Verzeichnis der Kategorien von Verarbeitungstätigkeiten, die für den Verantwortlichen durchgeführt werden (Art. 30 Abs. 2), und stellt es dem Verantwortlichen auf Anfrage zur Verfügung.

12. Löschung und Rückgabe der Daten nach Beendigung

Nach Beendigung der Leistungserbringung löscht Bienaro die personenbezogenen Daten der Kundschaft oder gibt sie nach Wahl des Betriebs zurück; die Wahl übt der Betrieb spätestens bis zum Ende der Bedenkzeit nach dem folgenden Punkt aus. Unter Rückgabe ist die Bereitstellung des Exports nach Artikel 10 zu verstehen – der Export muss daher mindestens drei Tage vor der Beendigung des Kontos angefordert werden.
Übt der Betrieb die Wahl nicht aus, löscht Bienaro die Daten des Betriebs, einschließlich der Daten der Kundschaft, die weder ein anderer Betrieb noch ein Kundenkonto führt, nach Ablauf der Bedenkzeit: innerhalb von 14 Tagen, wenn der Betrieb das Konto selbst in der Administration aufgelöst hat, andernfalls spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung des Vertrags. Bis zum Ende der Frist kann die Auflösung zurückgenommen werden, und die Daten werden wiederhergestellt.
Aus den Sicherungen des Server-Images fallen die Daten spätestens mit deren Ablauf heraus, also innerhalb weiterer sieben Tage. Während dieser Zeit sind die Sicherungen als Ganzes geschützt und werden zu keinem anderen Zweck als zur Wiederherstellung des Betriebs verwendet.
Auch während der Vertragsdauer gilt die Aufbewahrungsregel: Kommt es bei einer Person aus der Kundschaft drei Jahre lang zu keiner nicht stornierten Buchung, entfällt die Zuordnung zum Betrieb, die Daten werden anonymisiert, und der Betrieb sieht sie auch bei älteren Buchungen nicht mehr.
Kürzere Fristen gelten für Betriebsaufzeichnungen: Aufzeichnung über Nachrichten an die Kundschaft (ohne Text der Nachricht) drei Jahre, technische Aufzeichnung über die Zustellung von E-Mails 12 Monate, Verifizierungscodes 30 Tage, Eintrag in der Warteliste 30 Tage nach Erledigung, an die vom Betrieb gewählte Schnittstelle gesendete Nachrichten 30 Tage, Audit-Protokoll 3 Jahre und Einschränkung der Online-Buchung 12 Monate ab dem letzten Nichterscheinen.
Eine Ausnahme ist die Aufbewahrung, die Bienaro durch das Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats vorgeschrieben ist (insbesondere Buchhaltungs- und Steuerbelege), sowie die Betriebsaufzeichnungen von Bienaro über die Vertragserfüllung: technische Aufzeichnung über die Zustellung von E-Mails (höchstens 12 Monate), Audit-Protokoll (höchstens 3 Jahre) und die Kommunikation mit dem Support. Sie werden nur im erforderlichen Umfang und für den betreffenden Zweck aufbewahrt.

13. Nachweise und Audit (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO)

Bienaro stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis erforderlich sind, dass es die Pflichten nach diesem Artikel erfüllt. Der Verantwortliche ist berechtigt, ein Audit oder eine Inspektion durchzuführen oder durch eine unabhängige, zur Vertraulichkeit verpflichtete Prüfstelle durchführen zu lassen, und zwar höchstens einmal in 12 Monaten und nach einer Ankündigung mindestens 30 Tage im Voraus; bei Verdacht auf eine Verletzung der Sicherheit oder auf Anordnung der Aufsichtsbehörde auch jederzeit sonst und mit kürzerer Frist.

Das Audit findet während der Geschäftszeiten statt, darf den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören und darf weder Daten anderer Betriebe noch Informationen zugänglich machen, die die Sicherheit der Plattform gefährden würden. Die Kosten trägt der Verantwortliche, es sei denn, das Audit weist eine wesentliche Pflichtverletzung durch Bienaro nach.

14. Laufzeit, Änderungen und Haftung

Der Vertrag gilt für die Dauer des Vertrags über die Nutzung der Plattform. Die Bestimmungen über Vertraulichkeit, Löschung und Nachweise gelten auch nach dessen Beendigung fort.
Änderungen dieses Vertrags teilen wir per E-Mail mindestens 30 Tage vor dem Inkrafttreten an die beim Konto des Betriebs hinterlegte Adresse mit; die Mitteilung enthält eine Übersicht der Änderungen, das Datum des Inkrafttretens und einen Link zur neuen Fassung. Jede Version des Vertrags trägt ihre Nummer und ihr Datum des Inkrafttretens, und beim Konto des Betriebs wird erfasst, welche Version der Betrieb wann angenommen hat. In der Administration wird bis zum Inkrafttreten ein Hinweis auf die neue Version angezeigt. Ist der Betrieb mit der Änderung nicht einverstanden, kann er den Vertrag über die Nutzung der Plattform bis zum Tag des Inkrafttretens kündigen; den anteiligen Teil des Abonnements erstatten wir nach der Aufzählung im Schlusskapitel der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Die Haftung der Parteien richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Die Haftungsbeschränkung nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen findet keine Anwendung, wo das Recht sie nicht zulässt, insbesondere bei Ansprüchen betroffener Personen und Sanktionen der Aufsichtsbehörde.
Der Vertrag unterliegt tschechischem Recht; er wird auf Tschechisch ausgefertigt, und die tschechische Fassung ist verbindlich.

15. Kontakt

Weisungen, Anfragen zur Unterstützung und Mitteilungen nach diesem Vertrag senden Sie bitte an info@toucan-labs.cz. Über dieselbe Adresse melden wir den Betrieben Verletzungen der Sicherheit. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO dafür nicht erfüllt sind; die Beurteilung wiederholen wir mit dem Wachstum der Plattform.

Empfehlung zu Fotos von Teammitgliedern

Das Foto eines Teammitglieds auf der Website des Betriebs ist ein personenbezogenes Datum dieses Teammitglieds, und Verantwortlicher ist der Betrieb als Arbeitgeber oder Auftraggeber des Teammitglieds. Wir empfehlen, die Veröffentlichung auf eine Einwilligung des betreffenden Teammitglieds zu stützen, die jederzeit widerrufen werden kann; der Widerruf erfolgt in der Plattform durch Entfernen des Fotos im Profil. Die Veröffentlichung kann auch auf das berechtigte Interesse an der Präsentation des Betriebs gestützt werden; dann sollte das Teammitglied jedoch vorab informiert und einem Widerspruch stattgegeben werden. Die Wahl und deren Nachweis liegen beim Betrieb; Bienaro verarbeitet das Foto nur als Auftragsverarbeiter.

Anlage 1 – Liste der weiteren Auftragsverarbeiter zum 5. 10. 2026

Bei jedem Auftragsverarbeiter sind die Kategorie des Dienstes, der Sitz und das Land der Verarbeitung, Zweck und Umfang der Daten sowie die Rechtsgrundlage der Übermittlung angegeben. Eine Änderung der Liste wird nach Artikel 7 mitgeteilt.

Buchungsdatenbank und Sicherungen – Hetzner Online GmbH – Deutschland (Falkenstein), Sitz Gunzenhausen; Betrieb der Server, der Datenbank und der Sicherungen, also sämtliche Daten der Plattform; Europäische Union, keine Übermittlung in ein Drittland.
E-Mails – Scaleway SAS – Frankreich (Paris); Versand von E-Mails an die Kundschaft des Betriebs: Adresse des Empfängers und Inhalt der Nachricht; Europäische Union, keine Übermittlung in ein Drittland.
SMS – GoSMS s.r.o. – Tschechien; Zustellung von SMS: Telefonnummer und Text der Nachricht (Buchungsbestätigung, Terminerinnerung, Verifizierungscode auf der Website des Betriebs), nur an tschechische, slowakische und österreichische Mobilnummern; Tschechische Republik, keine Übermittlung in ein Drittland. Codes für das Kundenkonto versendet Bienaro als Verantwortlicher auf eigene Kosten, es handelt sich nicht um eine Verarbeitung für den Betrieb.
Netzwerkverkehr und Schutz – Cloudflare, Inc. – USA, Betrieb in einem globalen Netzwerk mit europäischen Präsenzpunkten; Netzwerkschutz, DNS, TLS, Schutz von Formularen vor Missbrauch (Turnstile), WAF und Begrenzung der Anfragehäufigkeit; verarbeitet Betriebsdaten – IP-Adresse und Header der Anfrage; Angemessenheitsbeschluss EU-U.S. Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Cloudflare.
Fehler und Diagnose – Functional Software, Inc. (Sentry) – USA, Datenresidenz in der EU; Überwachung technischer Fehler – den Inhalt der Meldungen bereinigen wir von personenbezogenen Daten, bei der Übertragung einer Meldung aus dem Browser der besuchenden Person wird deren IP-Adresse verarbeitet; Datenresidenz in der Europäischen Union, für unterstützende Eingriffe Standardvertragsklauseln bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Sentry.
Benachrichtigungen auf das Telefon – Google LLC, Apple Inc., Mozilla Foundation (Push-Dienste der Browser) – USA bzw. globales Netzwerk; die Zustelladresse bestimmt der Browser der Inhaberin oder des Inhabers des Kontos; Zustellung von Benachrichtigungen auf das Telefon der Inhaberin oder des Inhabers und der Teammitglieder, der Inhalt ist mit den Schlüsseln des Geräts verschlüsselt (RFC 8291), und der Dienst liest ihn nicht; Standardvertragsklauseln bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework nach den Bedingungen des jeweiligen Dienstes, Umfang beschränkt auf die Zustelladresse und den unlesbaren Inhalt.

Ausdrücklich nicht auf dieser Liste stehen Anbieter, die keinen Zugriff auf personenbezogene Daten der Kundschaft des Betriebs haben: Anthropic, PBC (USA; KI – Website-Texte, Übersetzungen und Hilfe in der Administration: nur Angaben und Texte des Betriebs, die Namen von Personen enthalten können, der Text der öffentlichen Seite, die der Betrieb selbst angegeben hat, und die der Hilfe gestellte Frage; Standardvertragsklauseln), Just Print s.r.o. (Tschechien) und Versanddienstleister, die das Willkommensset und bestellte Drucksachen herstellen und zustellen (nur Name des Betriebs, Lieferadresse, Telefonnummer für den Kurier und Druckdaten mit Angaben zum Betrieb), Seznam.cz, a.s. und OpenStreetMap Foundation (nur Adresse der Betriebsstätte, Name des Betriebs und Koordinaten des Kartenausschnitts), Google, Apple und Microsoft als Quelle des persönlichen Kalenders (an der vom Betrieb gewählten Adresse fragen wir nur ab, an sie wird nichts übermittelt) und ARES (Ministerstvo financí ČR, tschechisches Finanzministerium) – ein öffentliches Register, an das nur die IČO übermittelt wird. Ebenfalls nicht auf dieser Liste steht Meta Platforms Ireland Limited (Irland) – nur bei Betrieben, die serverseitige Konversionen für Meta eingeschaltet haben: Es handelt sich um einen vom Betrieb gewählten Empfänger, nicht um einen weiteren Auftragsverarbeiter von Bienaro (Umfang und Bedingungen in Artikel 5).

Fragen: info@toucan-labs.cz · Allgemeine Geschäftsbedingungen · Datenschutzerklärung · KI bei Bienaro · zurück zur Startseite