Zpracovatelská smlouva

Smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Váš podnik je správcem údajů svých klientů, Bienaro je jeho zpracovatelem. Tady stojí, co přesně s daty smíme dělat, co nesmíme a co pro vás uděláme, když se klient ozve.

Verze 1.0, účinná od 5. 10. 2026. Případné změny oznámíme podle článku 14.

1. Smluvní strany a vznik smlouvy

Zpracovatelem je Toucan Labs s.r.o., IČO 29931631, se sídlem Husova tř. 1822/6, 370 01 České Budějovice, provozovatel platformy Bienaro (dále „Bienaro“ nebo „zpracovatel“). Správcem je podnik, který si na platformě zřídil účet (dále „podnik“ nebo „správce“).

Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy podnik při registraci odsouhlasí obchodní podmínky a tuto smlouvu; okamžik přijetí evidujeme u účtu podniku. Smlouva je nedílnou součástí obchodních podmínek. Ve věcech zpracování osobních údajů klientů podniku má tato smlouva přednost před obchodními podmínkami; zásady ochrany osobních údajů popisují zpracování, u kterého je správcem Bienaro, a tuto smlouvu nemění.

2. Předmět, povaha a účel zpracování

Předmětem je zpracování osobních údajů klientů podniku, které Bienaro provádí při poskytování platformy: provoz objednávkového kalendáře a rezervačního formuláře, web podniku a veřejný ověřovací profil podniku na bienaro.com (ověřené adresy webu, souhrn hodnocení a – má-li podnik na svém webu zapnutou sekci Hodnocení – výpis všech zveřejněných recenzí s textem a datem hodnocení, bez jména autora a bez odpovědi podniku), vložitelný prvek „Hodnocení“, který si podnik může umístit na jiný web (souhrn, nejvýš tři nejnovější zveřejněné recenze s textem – delší text prvek zkrátí – a datem hodnocení, bez jména autora a bez odpovědi podniku, a odkaz na všechna hodnocení), komunikace s klienty e-mailem a SMS (potvrzení, připomínky, žádost o recenzi, nabídky se souhlasem nebo na základě zákaznické výjimky podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.), čekací listina na uvolněný termín, stránka „Moje termíny“ na webu podniku s odkazem do účtu klienta, ověření klienta jednorázovým kódem na webu podniku, který přijímá online rezervace jen od stálých a pozvaných klientů, evidence souhlasů, statistiky nad daty podniku, export dat, a dále programové rozhraní (API) a odchozí zprávy (webhooky), které Bienaro zpřístupňuje na žádost podniku a podnik je pak nastaví v administraci, a odběr osobního kalendáře člena týmu, zapne-li si ho podnik v administraci.

Povahou zpracování je zejména shromažďování, ukládání, uspořádání, nahlížení, používání, zpřístupnění dalším zpracovatelům podle článku 7, omezení, výmaz a anonymizace, a to převážně automatizovaně.

Účelem je poskytnutí služby podle obchodních podmínek. Bienaro nezpracovává údaje klientů pro vlastní účely, zejména je nepoužívá k marketingu, k nabízení klientů jiným podnikům, k profilování ani k trénování modelů umělé inteligence; výjimky z role zpracovatele a ověřovací profil podniku, který Bienaro vede na pokyn podniku, popisují odstavce níže.

Ověřovací profil podniku. Profil na adrese bienaro.com/overit/… (ověřené adresy webu, souhrn hodnocení a stránka všech hodnocení) vede Bienaro po dobu trvání smlouvy na pokyn podniku daný touto smlouvou a kapitolou 7 obchodních podmínek. Slouží k tomu, aby si klient ověřil, že web podniku běží na platformě, a zároveň chrání značku Bienaro a důvěru v hodnocení. Zveřejněné recenze na něm Bienaro zobrazuje jen po dobu, kdy je podnik zveřejňuje na svém webu (zapnutá sekce Hodnocení), a to všechny, s celým textem a datem hodnocení, bez jména či iniciál autora a bez odpovědi podniku; k ničemu jinému je nepoužívá. Na týž pokyn je ukazuje i vložitelný prvek „Hodnocení“, který si podnik z administrace umístí na jiný web: nejvýš tři nejnovější s textem (delší text prvek zkrátí), bez jména autora a bez odpovědi podniku, s odkazem na všechna hodnocení. Podnik, který na platformě vede jen rezervace a web má jinde, dává tento pokyn zapnutím zveřejňování jednotlivých hodnocení v administraci. Podnik tento pokyn kdykoli odvolá vypnutím sekce Hodnocení na svém webu, nebo vypnutím zveřejňování hodnocení (článek 5 – nastavení v administraci); průměr a počet hodnocení profil ukazuje dál.

Nedostavení k termínu. Označí-li podnik rezervaci jako nedostavení, je to údaj podniku a Bienaro ho zpracovává jako zpracovatel pro tento podnik; jiným podnikům se nezobrazuje a souhrn napříč podniky se nevede. O omezení online rezervace klientovi rozhoduje podnik nad vlastními daty; omezení se týká jen samoobslužné rezervace na webu a zaniká po 12 měsících bez dalšího nedostavení.

Účet klienta. Výjimkou je účet, který má klient podniku na bienaro.com/moje (přehled „Moje termíny“). Klient se do něj přihlašuje telefonním číslem a kódem z SMS, kterou posílá a platí Bienaro; do založeného účtu i heslem nebo kódem na e-mailovou adresu, kterou si v účtu sám ověřil. U údajů tohoto účtu je správcem Bienaro na základě smlouvy s klientem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U podniku, u kterého si klient sám rezervoval přes rezervační formulář nebo u kterého termín potvrdil jako svůj, zobrazuje účet klientovi jeho rezervace; termín, který podnik zapsal sám (ručně, importem nebo přes rozhraní) a klient ho zatím nepotvrdil, ukazuje jen jako dotaz s názvem podniku, dnem a časem. Podnik s tímto zobrazením svých rezervací klientovi souhlasí. Odpoví-li klient, že termín nezná, zobrazí Bienaro podniku upozornění na možný překlep v telefonním čísle, bez údajů o tom, kdo odpověděl. Stránka „Moje termíny“ na webu podniku do účtu jen odkazuje. Bienaro údaje účtu nepoužívá k marketingu, k nabízení klientů jiným podnikům ani k profilování. Podnik nevidí rezervace klienta u jiných podniků ani jeho účet.

Měření produktu. Bienaro anonymně počítá kroky rezervačního formuláře (například „vybral čas“ nebo „opustil formulář“), aby ho mohlo vylepšovat. Je to vlastní účel Bienara, ne zpracování pro podnik, a na osobní údaje klientů nedosáhne: neukládá se cookie ani jiný identifikátor do zařízení, IP adresa ani obsah vyplněných polí – jen to, které pole bylo vyplněno. Záznamy zanikají po 90 dnech. Signál „Global Privacy Control“ respektujeme; s ním se neodešle nic.

3. Doba zpracování

Po dobu trvání smlouvy o užívání platformy, a po jejím skončení ještě 14 dní, zrušil-li podnik účet sám v administraci, jinak nejpozději 30 dní (článek 12); ze záloh obrazu serveru údaje vypadnou do dalších sedmi dnů. I za trvání smlouvy platí lhůty jednotlivých kategorií údajů – zejména tři roky bez nezrušené rezervace u údajů klienta – a uvádí je článek 12.

4. Kategorie subjektů údajů a typ osobních údajů

Subjekty údajů jsou klienti podniku (zákazníci, kteří si u něj rezervují termín nebo u něj byli obslouženi) a členové týmu podniku v rozsahu, v němž je podnik zveřejní na svém webu.

Typ osobních údajů, které se zpracovávají:

identifikační a kontaktní údaje klienta: jméno, telefonní číslo, e-mail,
údaje o rezervaci: služba, termín, cena, člen týmu, stav rezervace a nepovinná poznámka klienta (nejvýše 500 znaků),
poznámka a štítky, které si podnik ke klientovi vede sám, označení nedostavení k termínu a případné omezení online rezervace,
stav souhlasů s nabídkami vůči podniku a jejich historie (čas udělení nebo odvolání a verze textu souhlasu),
záznam o odeslaných zprávách (adresa příjemce, šablona, stav doručení; bez obsahu zprávy) a kadenční profil klienta (obvyklý interval mezi návštěvami),
recenze vázaná na dokončenou návštěvu (hodnocení, nepovinný text, volba podpisu – křestní jméno nebo iniciály – a datum odeslání),
u členů týmu jméno a podobizna, pokud ji podnik nebo sám člen týmu nahraje na web podniku (fotografie se zpracováním zbavuje metadat EXIF),
zápis v čekací listině (požadovaná služba, okno dnů, část dne, nepovinná poznámka, stav a časy nabídky; kontakt sám leží na kartě klienta),
jednorázový ověřovací kód a odkaz klienta na webu podniku, který přijímá online rezervace jen od stálých a pozvaných klientů (v databázi jen kryptografický otisk, platnost 15 minut),
u členů týmu, kteří si zapnou odběr osobního kalendáře, časy událostí z tohoto kalendáře – název, popis, místo ani účastníci události se nečtou a neukládají,
telefonní číslo klienta pro doručení SMS,
zdroj rezervace z webu podniku (parametry odkazu, například utm_source, adresa odkazujícího webu bez cesty a druh proklíku z reklamy – bez identifikátoru návštěvníka) a u podniku, který si zapnul serverové konverze pro Metu, do odeslání konverze i IP adresa a údaje o prohlížeči návštěvníka, identifikátory proklíku z reklamy Mety a otisk (SHA-256) jeho telefonu a e-mailu (článek 5).

Zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR platforma strukturovaně nesbírá a k jejich zpracování není určena. Podnik se zavazuje je do systému nevkládat, a to ani do volných poznámek. Vloží-li je přesto, činí tak na vlastní odpovědnost jako správce a je povinen si k tomu zajistit vlastní právní titul. Proto se u odběru osobního kalendáře ukládá výhradně čas události, nikdy její název.

5. Pokyny správce

Bienaro zpracovává osobní údaje výhradně na základě doložených pokynů správce. Doloženým pokynem se rozumí tato smlouva, obchodní podmínky, nastavení, které podnik v administraci provede, data, která do systému vloží, a písemné pokyny zaslané na kontaktní adresu podle článku 15.
Předání do třetí země nebo mezinárodní organizaci provede Bienaro jen na pokyn správce nebo tehdy, ukládá-li mu to právo Evropské unie nebo členského státu; v takovém případě správce o tomto požadavku předem informuje, ledaže to dané právo zakazuje.
Má-li Bienaro za to, že pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy o ochraně osobních údajů, neprodleně na to správce upozorní; do vyjasnění je oprávněno výkon pokynu pozastavit.
Programové rozhraní (API) a odchozí zprávy (webhooky) zpřístupňuje Bienaro na požádání (podnik o ně žádá v administraci v Nastavení → API a webhooky nebo e-mailem na podporu); údaje přes ně odcházejí jen u podniku, který si je v administraci sám nastavil. Vydá-li si podnik přístupový klíč nebo nastaví-li odchozí zprávy na adresu, kterou sám zvolí, je to jeho pokyn k předání údajů příjemci, kterého si zvolil. Za výběr takového příjemce, za smlouvu s ním, za právní titul předání (včetně předání mimo Evropskou unii, sídlí-li příjemce mimo ni) a za ochranu přístupového klíče odpovídá podnik jako správce; Bienaro odpovídá za to, že zprávu odešle jen na zvolenou adresu, podepsanou a šifrovaným spojením.
Zapne-li podnik v administraci serverové konverze pro Metu (v Nastavení → Měření a reklama vloží přístupový token Conversions API a zaškrtne pokyn), je to jeho pokyn k předání údajů o rezervacích ze svého webu společnosti Meta Platforms Ireland Limited, kterou si sám zvolil jako příjemce. Bienaro předává jen u návštěvníků, kteří na webu podniku udělili souhlas s marketingovými cookies, a jen: druh a čas události rezervace, adresu rezervační stránky s parametry odkazu, telefon a e-mail v podobě otisku (SHA-256), podle kterého Meta rezervaci přiřadí k účtu, který tento kontakt používá, IP adresu, údaje o prohlížeči a identifikátory proklíku z reklamy Mety. Jméno, poznámku, službu ani cenu nepředává. Podnik jako správce odpovídá za smlouvu s Metou (přijetí jejích podmínek pro firemní nástroje včetně dodatku o společných správcích), za právní titul předání – souhlas návštěvníka, který za něj Bienaro sbírá lištou na jeho webu – a za informování návštěvníků, k němuž mu Bienaro poskytuje texty lišty a stránky Informace; Bienaro odpovídá za to, že údaje odešle jen se souhlasem, jen v tomto rozsahu, šifrovaným spojením a jen do účtu, ke kterému patří token podniku. Token uchovává šifrovaně a podnik ho může kdykoli smazat; tím předávání ihned skončí.
Vloží-li podnik nebo člen jeho týmu adresu osobního kalendáře pro odběr blokací, je to pokyn ke stahování této adresy. Bienaro z každé události ukládá výhradně její čas a identifikátor; název, popis, místo ani účastníky nečte. Adresa odběru je v databázi uložena šifrovaně a dešifruje ji výhradně serverová část služby.
Za zákonnost zpracování, správnost údajů a splnění informační povinnosti vůči svým klientům odpovídá správce. Platforma mu pro to poskytuje stránku „Informace o podniku" na jeho webu s výchozím textem podle čl. 13 GDPR; obsah a aktuálnost jsou na správci.

6. Mlčenlivost

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují znát pro plnění této smlouvy, a jen v nezbytném rozsahu. Tyto osoby jsou zavázány mlčenlivostí smluvně nebo na základě zákona; závazek trvá i po skončení jejich spolupráce s Bienaro. Změny, exporty dat a přístupy podpory do účtu podniku se zapisují do auditního záznamu.

7. Další zpracovatelé (subprocesoři)

Správce uděluje Bienaru obecné povolení zapojit další zpracovatele. Ke dni účinnosti této verze jsou jimi:

Hetzner Online GmbH (Německo) – provoz serverů, databáze a záloh,
Scaleway SAS (Francie) – odesílání e-mailů klientům podniku,
Cloudflare, Inc. (USA, globální síť) – síťová ochrana, DNS, TLS a ochrana formulářů proti spamu; zpracovává provozní údaje jako IP adresa a hlavičky požadavku,
Functional Software, Inc. (Sentry) – sledování technických chyb v datové rezidenci EU; obsah hlášení čistíme tak, aby v něm osobní údaje nebyly, a při přenosu hlášení z prohlížeče návštěvníka se zpracuje jeho IP adresa,
GoSMS s.r.o. (Česko) – doručení SMS: přihlašovací kód majitele účtu a upozornění majiteli na vyčerpaný kredit SMS, a klientům podniku potvrzení rezervace (neuvedl-li klient e-mail), připomínky termínů a ověřovací kód na webu podniku (telefonní číslo a text zprávy); SMS odcházejí jen na česká, slovenská a rakouská mobilní čísla; kódy do účtu klienta posílá Bienaro jako správce na vlastní náklady, nejde o zpracování pro podnik,
Google LLC, Apple Inc. a Mozilla Foundation (USA, resp. globální síť; adresu doručení určuje prohlížeč majitele účtu) – doručení upozornění do telefonu majitele a členů týmu; obsah upozornění je šifrován klíči zařízení a služba jej nečte.

Anthropic, PBC (USA) dalším zpracovatelem osobních údajů klientů není. Umělé inteligenci předáváme údaje o podniku a jeho nabídce (název, obor, město, služby a jejich popisy), texty webu, ceníku a častých otázek, které podnik napsal a nechává vygenerovat, upravit nebo přeložit, text veřejné stránky, kterou podnik sám zadal k importu, a otázku, kterou majitel nebo člen týmu položí nápovědě v administraci. Tyto texty mohou obsahovat jména osob (například majitele nebo členů týmu). Z evidence klientů a rezervací se do modelu neposílá nic; prosíme, nepište údaje klientů do textů webu ani do otázek nápovědě. Podrobně to popisuje stránka AI v Bienaro.

Seznam.cz, a.s. (Mapy.cz) a OpenStreetMap Foundation (Nominatim) dalšími zpracovateli osobních údajů klientů nejsou: dostávají pouze adresu provozovny, název podniku a souřadnice výřezu mapy, aby se našly souřadnice a vykreslil mapový podklad pro web podniku. U tohoto zpracování je správcem Bienaro a popisují je zásady ochrany osobních údajů. Obrázek mapy skládá server Bienaro; prohlížeč klienta se k mapové službě nepřipojuje.

S každým dalším zpracovatelem má Bienaro uzavřenu smlouvu, která mu ukládá povinnosti odpovídající této smlouvě. Za jejich činnost odpovídá Bienaro správci stejně, jako by zpracování prováděl samo.

Změny. Zamýšlené přibrání nebo nahrazení dalšího zpracovatele oznámí Bienaro správci e-mailem nejméně 30 dní předem. Správce může proti změně ve stejné lhůtě vznést odůvodněnou námitku. Nepodaří-li se námitku vyřešit, může kterákoli strana smlouvu o užívání platformy vypovědět ke dni, kdy má změna nabýt účinnosti; poměrnou část předplatného Bienaro vrátí podle výčtu v závěrečné kapitole obchodních podmínek.

Aktuální seznam je v Příloze 1 této smlouvy a na adrese bienaro.com/cs/dpa; její změna se oznamuje podle tohoto článku.

8. Umístění dat a předávání mimo EU

Osobní údaje klientů zpracovávají tyto kategorie služeb:

databáze rezervací a zálohy – Hetzner, Německo; bez předání mimo EU,
e-maily – Scaleway, Francie; bez předání mimo EU,
SMS – GoSMS, Česko; bez předání mimo EU,
chyby a diagnostika – Sentry v datovém regionu EU; obsah hlášení bez osobních údajů, při přenosu z prohlížeče IP adresa; pro podpůrné zásahy z USA standardní smluvní doložky Evropské komise, resp. rámec EU-U.S. Data Privacy Framework,
síťový provoz a ochrana – Cloudflare, globální síť; provozní údaje (IP adresa a hlavičky požadavku); standardní smluvní doložky a rámec EU-U.S. Data Privacy Framework,
upozornění do telefonu majitele a členů týmu – push služby prohlížečů (Google, Apple, Mozilla), USA, resp. globální síť; jen adresa doručení a obsah zašifrovaný klíči zařízení, který nepřečtou; standardní smluvní doložky, resp. rámec EU-U.S. Data Privacy Framework.

AI – texty webu, překlady a nápověda (Anthropic, USA, standardní smluvní doložky) s evidencí klientů nepracuje: dostává jen údaje a texty podniku podle článku 7, které mohou obsahovat jména osob. Bienaro osobní údaje klientů neprodává a klienty jednoho podniku nikdy nenabízí jinému. Přehled aktuálních mechanismů předání a posouzení jejich dopadů poskytne Bienaro správci na vyžádání.

9. Zabezpečení (čl. 32 GDPR)

S ohledem na povahu, rozsah a účel zpracování a na rizika pro práva klientů zavedlo Bienaro zejména tato opatření:

šifrování přenosu (TLS),
denní zálohy obrazu serveru u poskytovatele hostingu v Německu, uchovávané sedm dní, a písemný plán obnovy provozu,
šifrování adresy odebíraného osobního kalendáře člena týmu,
ochrana proti automatizovaným útokům na úrovni sítě (WAF a omezení frekvence požadavků),
hesla uložená jen v podobě kryptografického otisku, volitelné dvoufaktorové ověření a povinné ověření u hromadného exportu klientů,
oddělení dat jednotlivých podniků a řízení přístupu podle rolí; osobní údaje klientů nejsou přístupné jinému podniku,
auditní záznam změn v administraci a u rezervací, exportů dat a přístupů podpory,
evidence souhlasů s marketingem s časem udělení či odvolání a verzí textu, přístup jen v rozsahu nutném pro provoz,
omezení zpracování zpráv (pozastavení komunikace vůči konkrétnímu klientovi) jako technický nástroj k výkonu práva podle čl. 18 GDPR,
anonymizace údajů klientů po třech letech neaktivity.

Opatření se mohou vyvíjet; Bienaro je nesmí změnit tak, aby úroveň ochrany klesla pod úroveň platnou při uzavření smlouvy.

10. Součinnost při právech klientů (čl. 28 odst. 3 písm. e) GDPR)

Žádost klienta vyřizuje podnik jako správce. Bienaro mu k tomu poskytne přiměřenou technickou součinnost, aby stihl lhůtu podle čl. 12 odst. 3 GDPR, tedy bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od doručení žádosti:

přístup a přenositelnost (čl. 15 a 20) – samoobslužný export klientů a historie návštěv (kvůli bezpečnosti vyžaduje dvoufázové ověření a soubor je připraven do 72 hodin od žádosti), případně výpis na pokyn podniku,
oprava (čl. 16) – úprava karty klienta v administraci; telefonní číslo klienta, které je klíčem k jeho kartě napříč podniky i k jeho účtu, mění na žádost podniku podpora Bienaro, a to jiná osoba, než která žádost podala,
výmaz (čl. 17) – anonymizace údajů klienta jedinou funkcí, která zahrnuje kartu klienta, jeho vazbu na podnik, poznámky k rezervacím, zápisy v čekací listině, přihlašovací kódy, snapshoty rezervací odeslané na rozhraní zvolené podnikem a stav souhlasů; evidence souhlasů a odmítnutí se maže s výmazem celé karty klienta, aby odmítnutí platilo dál; rezervace zůstávají bez osobních údajů kvůli účetní a statistické evidenci podniku. Evidence nedorazivších návštěv a blokace online rezervace u podniku výmazem nezaniká: opírá se o oprávněný zájem podniku a blokace se ruší samostatně po 12 měsících bez dalšího nedostavení,
omezení zpracování (čl. 18) – pozastavení odchozí komunikace vůči danému klientovi a vypnutí souhlasů,
námitka a odvolání souhlasu (čl. 21 a čl. 7 odst. 3) – odhlašovací odkaz v každé marketingové zprávě působí okamžitě vůči podniku, který zprávu poslal, a zapisuje se do evidence souhlasů.

Obrátí-li se klient omylem přímo na Bienaro, jeho žádost bez zbytečného odkladu předáme podniku a klientovi to oznámíme; sami ji nevyřizujeme. Výjimkou je žádost autora o odstranění jeho recenze: tu Bienaro vyřídí samo podle kapitoly 7 obchodních podmínek (odstranění s důvodem „na žádost autora“), recenzi odstraní z webu podniku, z ověřovacího profilu i z vložitelného prvku „Hodnocení“ zároveň a podnik o tom vyrozumí; je to obecný pokyn správce daný touto smlouvou.

11. Součinnost podle čl. 32 až 36 a porušení zabezpečení

Zjistí-li Bienaro porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásí je dotčeným podnikům bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví (čl. 33 odst. 2), a předá jim informace potřebné k jejich vlastnímu ohlášení dozorovému úřadu, zejména povahu porušení, dotčené kategorie a přibližný počet záznamů, pravděpodobné důsledky a přijatá opatření.
Bienaro poskytne součinnost při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a při předchozí konzultaci s dozorovým úřadem (čl. 35 a 36), je-li potřebná a týká-li se zpracování prováděného platformou.
Bienaro vede záznamy o kategoriích činností zpracování prováděných pro správce (čl. 30 odst. 2) a na vyžádání je správci zpřístupní.

12. Výmaz a vrácení údajů po skončení

Po skončení poskytování služby Bienaro osobní údaje klientů smaže, nebo je na volbu podniku vrátí; volbu podnik uplatní nejpozději do konce lhůty na rozmyšlenou podle následujícího bodu. Vrácením se rozumí zpřístupnění exportu podle článku 10 – export je proto potřeba vyžádat nejméně tři dny před ukončením účtu.
Neuplatní-li podnik volbu, smaže Bienaro data podniku, včetně údajů klientů, které nevede jiný podnik ani účet klienta, po uplynutí lhůty na rozmyšlenou: do 14 dnů, zrušil-li podnik účet sám v administraci, jinak nejpozději do 30 dnů od skončení smlouvy. Do konce lhůty jde zrušení vzít zpět a data se vrátí.
Ze záloh obrazu serveru údaje vypadnou nejpozději jejich expirací, tedy do dalších sedmi dnů. Po tuto dobu jsou zálohy chráněny jako celek a nepoužívají se k jinému účelu než k obnově provozu.
I za trvání smlouvy platí retenční pravidlo: klient, u kterého tři roky nedojde k nezrušené rezervaci, ztrácí vazbu na podnik, jeho údaje se anonymizují a podnik je dál nevidí ani u starších rezervací.
Kratší lhůty platí pro provozní záznamy: záznam o zprávách klientům (bez textu zprávy) tři roky, technický záznam o doručení e-mailů 12 měsíců, ověřovací kódy 30 dní, zápis v čekací listině 30 dní po vyřízení, zprávy odeslané na rozhraní zvolené podnikem 30 dní, auditní záznam 3 roky a omezení online rezervace 12 měsíců od posledního nedostavení.
Výjimkou je uchování, které Bienaru ukládá právo Evropské unie nebo členského státu (zejména účetní a daňové doklady), a provozní záznamy Bienara o plnění smlouvy: technický záznam o doručení e-mailů (nejdéle 12 měsíců), auditní záznam (nejdéle 3 roky) a komunikace s podporou. Uchovávají se jen v nezbytném rozsahu a k danému účelu.

13. Doklady a audit (čl. 28 odst. 3 písm. h) GDPR)

Bienaro poskytne správci na vyžádání informace potřebné k doložení, že povinnosti podle tohoto článku plní. Správce je oprávněn provést audit nebo inspekci, případně je nechat provést nezávislým auditorem zavázaným mlčenlivostí, a to nejvýše jednou za 12 měsíců a po oznámení nejméně 30 dní předem; při podezření na porušení zabezpečení nebo na pokyn dozorového úřadu i kdykoli jindy a v kratší lhůtě.

Audit probíhá v pracovní době, nesmí nepřiměřeně narušit provoz a nesmí zpřístupnit data jiných podniků ani informace, které by ohrozily bezpečnost platformy. Náklady nese správce, ledaže audit prokáže podstatné porušení povinností Bienaro.

14. Trvání, změny a odpovědnost

Smlouva trvá po dobu trvání smlouvy o užívání platformy. Ustanovení o mlčenlivosti, výmazu a dokladech trvají i po jejím skončení.
Změny této smlouvy oznámíme e-mailem nejméně 30 dní před účinností na adresu evidovanou u účtu podniku; oznámení obsahuje přehled změn, datum účinnosti a odkaz na nové znění. Každá verze smlouvy nese své číslo a datum účinnosti a u účtu podniku se eviduje, kterou verzi podnik přijal a kdy. V administraci se po dobu do účinnosti zobrazuje upozornění na novou verzi. Nesouhlasí-li podnik se změnou, může do dne účinnosti smlouvu o užívání platformy vypovědět; poměrnou část předplatného vrátíme podle výčtu v závěrečné kapitole obchodních podmínek.
Odpovědnost stran se řídí čl. 82 GDPR. Omezení odpovědnosti podle obchodních podmínek se neuplatní tam, kde je právo nepřipouští, zejména u nároků subjektů údajů a sankcí dozorového úřadu.
Smlouva se řídí českým právem; vydává se česky a české znění je závazné.

15. Kontakt

Pokyny, žádosti o součinnost a oznámení podle této smlouvy posílejte na info@toucan-labs.cz. Stejnou adresou hlásíme podnikům porušení zabezpečení. Pověřenec pro ochranu osobních údajů není jmenován, protože k tomu nejsou splněny podmínky čl. 37 GDPR; posouzení opakujeme s růstem platformy.

Doporučení k fotografiím členů týmu

Fotografie člena týmu na webu podniku je jeho osobním údajem a správcem je podnik jako zaměstnavatel či objednatel. Doporučujeme opřít zveřejnění o souhlas daného člena týmu, který jde kdykoli odvolat; odvolání se v platformě provede odebráním fotky v profilu. Zveřejnění lze opřít i o oprávněný zájem na prezentaci podniku, pak je ale namístě člena týmu předem informovat a námitce vyhovět. Volbu i její doložení má v rukou podnik; Bienaro fotku zpracovává jen jako zpracovatel.

Příloha 1 – Seznam dalších zpracovatelů ke dni 5. 10. 2026

U každého zpracovatele je uvedena kategorie služby, sídlo a země zpracování, účel a rozsah údajů a právní titul předání. Změna seznamu se oznamuje podle článku 7.

Databáze rezervací a zálohy – Hetzner Online GmbH – Německo (Falkenstein), sídlo Gunzenhausen; provoz serverů, databáze a záloh, tedy veškerá data platformy; Evropská unie, bez předání do třetí země.
E-maily – Scaleway SAS – Francie (Paříž); odesílání e-mailů klientům podniku: adresa příjemce a obsah zprávy; Evropská unie, bez předání do třetí země.
SMS – GoSMS s.r.o. – Česko; doručení SMS: telefonní číslo a text zprávy (potvrzení rezervace, připomínka termínu, ověřovací kód na webu podniku), jen na česká, slovenská a rakouská mobilní čísla; Česká republika, bez předání do třetí země. Kódy do účtu klienta posílá Bienaro jako správce na vlastní náklady, nejde o zpracování pro podnik.
Síťový provoz a ochrana – Cloudflare, Inc. – USA, provoz v globální síti s evropskými body přítomnosti; ochrana sítě, DNS, TLS, ochrana formulářů proti zneužití (Turnstile), WAF a omezení frekvence požadavků; zpracovává provozní údaje – IP adresu a hlavičky požadavku; rozhodnutí o odpovídající ochraně EU-U.S. Data Privacy Framework, podpůrně standardní smluvní doložky Evropské komise podle zpracovatelské smlouvy Cloudflare.
Chyby a diagnostika – Functional Software, Inc. (Sentry) – USA, datová rezidence EU; sledování technických chyb – obsah hlášení čistíme od osobních údajů, při přenosu hlášení z prohlížeče návštěvníka se zpracuje jeho IP adresa; datová rezidence v Evropské unii, pro podpůrné zásahy standardní smluvní doložky, resp. EU-U.S. Data Privacy Framework podle zpracovatelské smlouvy Sentry.
Upozornění do telefonu – Google LLC, Apple Inc., Mozilla Foundation (push služby prohlížečů) – USA, resp. globální síť; adresu doručení určuje prohlížeč majitele účtu; doručení upozornění do telefonu majitele a členů týmu, obsah je šifrován klíči zařízení (RFC 8291) a služba jej nečte; standardní smluvní doložky, resp. EU-U.S. Data Privacy Framework podle podmínek příslušné služby, rozsah omezen na adresu doručení a nečitelný obsah.

Výslovně mimo tento seznam jsou poskytovatelé, kteří na osobní údaje klientů podniku nesahají: Anthropic, PBC (USA; AI – texty webu, překlady a nápověda v administraci: jen údaje a texty podniku, které mohou obsahovat jména osob, text veřejné stránky, kterou podnik sám zadal, a otázka položená nápovědě; standardní smluvní doložky), Just Print s.r.o. (Česko) a přepravce, kteří vyrábějí a doručují uvítací sadu a objednané tiskoviny (jen jméno podniku, doručovací adresa, telefon pro kurýra a tisková data s údaji podniku), Seznam.cz, a.s. a OpenStreetMap Foundation (jen adresa provozovny, název podniku a souřadnice výřezu mapy), Google, Apple a Microsoft jako zdroj osobního kalendáře (na adresu zvolenou podnikem se jen chodíme dotázat, nic se jim nepředává) a ARES (Ministerstvo financí ČR) – veřejný registr, do kterého odchází jen IČO. Mimo seznam je i Meta Platforms Ireland Limited (Irsko) – jen u podniků, které si zapnuly serverové konverze pro Metu: je to příjemce, kterého si podnik zvolil, nikoli další zpracovatel Bienaro (rozsah a podmínky v článku 5).

Dotazy: info@toucan-labs.cz · obchodní podmínky · ochrana osobních údajů · AI v Bienaro · zpět na hlavní stránku