Ochrana osobních údajů

Srozumitelně o tom, jaká data platforma Bienaro zpracovává, proč a jaká máte práva.

Verze 1.0, účinná od 5. 10. 2026. Změny těchto zásad zveřejníme na této stránce; podstatné změny navíc oznámíme podnikům e-mailem.

Kdo jsme

Provozovatelem platformy Bienaro je Toucan Labs s.r.o., IČO 29931631, se sídlem Husova tř. 1822/6, 370 01 České Budějovice. Kontakt pro vše kolem osobních údajů: info@toucan-labs.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali – nesplňujeme podmínky čl. 37 GDPR; posouzení opakujeme s růstem platformy.

Dvě role – na koho se obrátit

Bienaro vystupuje ve dvou rolích a podle toho se liší, kdo vaši žádost vyřizuje:

Jste klient podniku (rezervovali jste si termín)? Správcem vašich údajů je daný podnik – Bienaro je jeho zpracovatelem a údaje zpracovává jen podle jeho pokynů (zpracovatelská smlouva). Se žádostí o přístup, opravu či výmaz se obraťte na svůj podnik; se vším mu technicky pomůžeme. Totéž platí pro recenzi, kterou u podniku napíšete: zobrazuje se na webu podniku a – bez vašeho jména či iniciál a bez odpovědi podniku – také na ověřovacím profilu podniku na bienaro.com a ve vložitelném prvku „Hodnocení“, který si podnik může umístit na jiný web; správcem je i tady podnik (viz níže „Recenze a ověřovací profil podniku“). Výjimka je jedna a u ní jsme správcem my: účet klienta, který si sami zřídíte – viz níže „Účet klienta Moje termíny“. Evidence nedostavení k termínu je údajem podniku (viz „Nedostavení se na termín“).
Jste majitel podniku s účtem na Bienaro? Pro údaje o vašem účtu, fakturaci a podpoře je Bienaro správcem – pište přímo nám.

Jaké údaje zpracováváme

Klienti podniků: jméno, telefon nebo e-mail, údaje o rezervaci (služba, termín, nepovinná poznámka), stav souhlasů a odmítnutí vůči danému podniku, případná recenze vázaná na dokončenou online rezervaci (zveřejní se na webu podniku a bez vašeho jména i na ověřovacím profilu podniku na bienaro.com a ve vložitelném prvku „Hodnocení“, viz níže), zápis v čekací listině, pokud si necháte hlídat uvolněný nebo dřívější termín, a jednorázový ověřovací kód, pokud vás podnik, který přijímá online rezervace jen od stálých a pozvaných klientů, před rezervací ověřuje. Důvodem je vyřízení rezervace a související komunikace – potvrzení, připomínka termínu a zpráva o změně či zrušení; připomínku posíláme e-mailem, pokud jste ho uvedli, a u podniku s tarifem Rytmus může přijít také SMS na číslo, které jste uvedli; nemáte-li u rezervace e-mail, přijde SMS i potvrzení rezervace. Nabídka termínu uvolněného na poslední chvíli chodí jen s vaším souhlasem, který jde kdykoli odvolat; oslovení, až bude čas na další návštěvu, posílá podnik jako nabídku vlastních obdobných služeb podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. a odmítnout ho můžete už u rezervačního formuláře. Každé udělení i odmítnutí evidujeme s časem a verzí textu.
Majitelé podniků a členové jejich týmů: e-mail, jméno, zabezpečené heslo (a volitelně dvoufaktorové ověření), údaje o podniku a fakturaci, zprávy podpoře, pozvánky k přihlášení; a jen pokud si je sami zapnete: telefonní číslo pro přihlašovací kód z SMS, veřejný klíč passkeye a odběr upozornění do telefonu (adresa odběru v prohlížeči). Právním základem je plnění smlouvy o užívání platformy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), u fakturace právní povinnost (písm. c) a u bezpečnostních záznamů náš oprávněný zájem na ochraně účtů a provozu (písm. f). Ptáte-li se nápovědy v administraci, vedeme si 90 dní provozní čísla (doba odpovědi, model a spotřeba, použitá témata, stav a délky; k tomu interní identifikátor účtu jen pro počet různých uživatelů) – text otázky ani odpovědi od 8. 10. 2026 neukládáme; je to náš oprávněný zájem na provozu a kontrole nákladů služby (písm. f), podrobně na stránce AI v Bienaro. Adresu provozovny posíláme mapové službě, abychom k ní našli souřadnice a vykreslili mapu – je to údaj určený ke zveřejnění na webu podniku, ale u živnostníka bývá totožný s adresou bydliště, proto o tom píšeme zvlášť (viz níže „Kde data leží a kdo nám pomáhá“). A zapne-li si člen týmu odběr svého osobního kalendáře, časy událostí z něj – název, popis, místo ani účastníky události nečteme a neukládáme; adresu odběru držíme zašifrovanou. Podklad pro blokace v kalendáři je oprávněný zájem podniku na provozu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a odběr jde kdykoli jedním tlačítkem odebrat.
Návštěvníci webů: žádné sledovací cookies a žádné profilování – viz níže. Abychom věděli, kde se lidem rezervace nedaří dokončit, měříme anonymně jednotlivé kroky (například „vybral čas“ nebo „opustil formulář po vyplnění telefonu“) a odkud jste na web přišli (adresa odkazujícího webu bez cesty a parametry odkazu, například utm_source) – bez cookies, bez ukládání čehokoli do vašeho zařízení, bez IP adresy a bez vyplněných údajů: ukládá se jen které pole jste vyplnili, nikdy co v něm bylo. Právním základem je náš oprávněný zájem na tom, aby se rezervace dala dokončit (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Zdroj příchodu (třeba „Instagram“ nebo název kampaně) se uloží i k rezervaci, kterou na webu dokončíte, aby podnik viděl, odkud se k němu lidé objednávají; je to oprávněný zájem podniku jako správce (písm. f), bez identifikátoru vaší osoby navíc. Záznamy mažeme po 90 dnech a signál „Global Privacy Control" ctíme – s ním se neodešle nic. Bezpečnostní záznamy (např. IP adresa u důležitých akcí) vedeme kvůli ochraně před zneužitím 365 dní.
Zdravotní ani jiné citlivé údaje strukturovaně nesbíráme – prosíme, nezapisujte je ani do poznámky k rezervaci.

Nedostavení se na termín

Pokud se na rezervovaný termín nedostavíte bez zrušení, může to podnik u vaší rezervace označit. Tento záznam vede jen daný podnik – jiné podniky na Bienaru ho nevidí a souhrn napříč podniky nevedeme. Správcem je podnik, my ho zpracováváme jako jeho zpracovatel. Po opakovaném nedostavení může podnik omezit možnost objednat se u něj online; objednat se telefonicky nebo osobně můžete dál. Omezení se samo zruší po 12 měsících, kdy k dalšímu nedostavení nedojde, a chybné označení může podnik vrátit do 24 hodin po konci termínu. Se žádostí nebo námitkou se obraťte na podnik; pomůžeme mu s ní.

Účet klienta „Moje termíny“

Na adrese bienaro.com/moje máte přehled „Moje termíny“: své termíny u podniků na Bienaru na jednom místě. Přihlásíte se telefonním číslem, které používáte při rezervaci, a kódem, který vám na ně pošleme SMS. Při prvním přihlášení vás požádáme o souhlas s pravidly účtu (jsou součástí této kapitoly); teprve jím účet vznikne. Kód odchází jen na číslo, které u některého podniku na Bienaru máte. SMS s kódem posílá a platí Bienaro, ne podnik, a to u podniků v každém tarifu. E-mail k účtu mít nemusíte.

Které termíny uvidíte. U podniku, u kterého jste si sami rezervovali online, uvidíte všechny své termíny. Termín, který vám podnik zapsal sám (například po telefonu, importem nebo přes napojený program) a který jste zatím nepotvrdili, uvidíte jen jako dotaz „Je to váš termín?“ s názvem podniku, dnem a časem – bez služby a bez poznámek. Odpovíte-li „Ano“, uvidíte u toho podniku všechny své termíny, i minulé. Odpovíte-li, že termín neznáte, dotaz zmizí a podniku dáme vědět, že u čísla je zřejmě překlep – bez údajů o vás a o tom, kdo odpověděl. Vaši odpověď ukládáme s časem.

Další cesty do účtu. Do založeného účtu se můžete přihlásit i jinak, vždy ale zadáte své telefonní číslo: heslem, které si zřídíte v nastavení účtu, kódem na e-mail, pokud máte v účtu e-mailovou adresu, kterou jste si do něj sami přidali a ověřili, nebo passkeyem (viz níže). Kód na e-mail posíláme jen na takové adresy; adresa, kterou o vás vede podnik nebo kterou jste uvedli u rezervace, k přihlášení nestačí. Účet založit a měnit v něm citlivá nastavení (heslo, passkey, e-mailové adresy, odhlášení ze všech zařízení) jde jen hned po přihlášení kódem z SMS.

Zapamatované zařízení. Při přihlášení můžete zaškrtnout „Zapamatovat toto zařízení na rok“: přihlášení pak na tomto prohlížeči platí rok, bez zaškrtnutí jen do jeho zavření. Po přihlášení passkeyem platí 30 dní. Drží ho funkční cookie potřebná k tomu, oč jste si sami řekli, ne sledování; nese jen podepsané označení vaší karty a údaje o přihlášení. Odhlášení ji ruší. Změna nebo zrušení hesla, smazání passkeye, odebrání e-mailové adresy a tlačítko „Odhlásit ze všech zařízení“ odhlásí i všechna ostatní zařízení.

Passkey. Hned po přihlášení kódem z SMS si v nastavení účtu můžete založit passkey a přihlašovat se pak otiskem prstu, obličejem nebo PINem svého zařízení. Ukládáme k němu jen veřejný klíč, identifikátor klíče, počítadlo použití (pomáhá poznat zkopírovaný klíč), typ klíče, kdy jste ho založili a naposledy použili, a popisek, pokud si ho zadáte. Privátní klíč nikdy neopustí vaše zařízení a my ho nemáme; z uložených údajů se přihlásit nedá. Během přihlášení nese krátkodobá funkční cookie jednorázovou výzvu. Když zařízení ztratíte, přihlásíte se telefonem a kódem z SMS; starý passkey můžete v nastavení odstranit. Smazáním účtu se smažou i všechny jeho passkeye.

Heslo a dvoufázové ověření. Heslo si zřídíte v nastavení účtu hned po přihlášení kódem z SMS; přihlašovacím jménem je vaše telefonní číslo. Musí mít aspoň 10 znaků a nejčastěji používaná hesla odmítneme. Heslo samo neukládáme, jen jeho otisk (scrypt s náhodnou solí), ze kterého se heslo zpátky vyčíst nedá. Po pěti špatných pokusech z jednoho připojení se přihlášení heslem na 15 minut zastaví, po 20 špatných pokusech celkem se na stejnou dobu zamkne pro všechny (kromě prohlížeče, ve kterém jste se už přihlásili); ukládáme proto i počet neúspěšných pokusů a čas zámku. Kód z SMS funguje dál. Zapomenuté heslo se neobnovuje e-mailovým odkazem: přihlásíte se kódem z SMS a nové heslo si nastavíte v účtu. Účty, které si dříve zapnuly dvoufázové ověření kódem z aplikace, ho zadávají po hesle i po kódu z e-mailu dál; tajný klíč, ze kterého aplikace kódy počítá, ukládáme zašifrovaný a k němu, kdy jste ověření zapnuli. Nově ho nezakládáme. Heslo i dvoufázové ověření můžete v nastavení zrušit; smazáním účtu se smaže obojí.

Správcem údajů účtu jsme my, provozovatel platformy. Právním základem je plnění smlouvy s vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – o účet jste si řekli sami a bez těchto údajů ho nelze vést. Kód z SMS je nutný, aby se k vašim termínům nedostal nikdo, kdo nemá v ruce váš telefon; heslo a kód na ověřený e-mail jsou jen další cesty do účtu, který jste už založili.

Jaké údaje: telefon, kdy jste ho naposledy ověřili kódem z SMS, ověřené e-mailové adresy a kdy jste je ověřili, kdy jste se naposledy přihlásili, kdy jste přijali pravidla účtu, a u jednotlivých podniků vaše odpověď na dotaz „Je to váš termín?“ (kdy jste termín potvrdili, nebo odmítli); máte-li passkey, jeho veřejný klíč a údaje popsané výše; máte-li heslo, jeho otisk, kdy jste ho nastavili, a počítadlo špatných pokusů; máte-li dvoufázové ověření, jeho zašifrovaný tajný klíč. Ke kódům ukládáme jen jejich otisk (ne kód sám), komu a kdy byly poslány a kolik bylo pokusů, a k SMS s kódem záznam, kdy odešla (bez textu zprávy). Rezervace v účtu jen zobrazujeme – jsou to tytéž údaje, které má daný podnik, nic nového k nim nevzniká.
Co neděláme: údaje účtu nepoužíváme k marketingu, nenabízíme vás jiným podnikům, neprofilujeme vás a rezervace u různých podniků nespojujeme jinak než ve vašem účtu.
Komu údaje předáváme: hosting (Hetzner, Německo), odesílání e-mailů (Scaleway, Francie) a odesílání SMS (GoSMS, Česko) – jen v rozsahu potřebném k doručení kódu nebo upozornění.
Jak dlouho: do chvíle, kdy účet smažete tlačítkem přímo v účtu; jinak nejdéle do anonymizace vaší karty klienta po 3 letech bez rezervace. Záznamy o kódech mažeme po 30 dnech, záznam o odeslané SMS po 3 letech. Zprávy, které nám z účtu pošlete, držíme do vyřízení a pak nejdéle 2 roky.
Vaše práva: přístup máte přímo v účtu – vidíte tam telefon, ověřené adresy a své rezervace; úplný výpis včetně časů ověření a přihlášení pošleme na požádání. Výmaz provedete tlačítkem „Smazat účet“; smaže se účet, ne vaše rezervace u podniků. S ostatními žádostmi (oprava, přenositelnost a další) pište na info@toucan-labs.cz.

Změnili jste telefonní číslo? Řekněte to v podniku, kam chodíte: podnik nás požádá o změnu čísla na vaší kartě a my ji provedeme. Nebo nám napište z účtu přes „Napište nám“: žádost ověříme s podnikem a číslo na vaší kartě změníme. Na původní číslo o změně pošleme SMS. Do účtu se pak přihlásíte novým číslem. Zprávu, kterou nám z účtu pošlete (dotaz nebo žádost, e-mail pro odpověď a u žádosti obě čísla), držíme do vyřízení – nevyřízenou žádost po 90 dnech uzavřeme – a pak nejdéle 2 roky; smažete-li účet, údaje v ní znečitelníme.

Co uvidí podnik. Váš účet nevidí, vaše termíny u jiných podniků také ne. Odpovíte-li, že termín zapsaný podnikem neznáte, uvidí jen upozornění na možný překlep v čísle. Rezervace u podniku zůstávají u něj, i když účet smažete; o nich rozhoduje dál podnik jako správce.

Jaké zprávy klientům posíláme

Klient podniku může od nás jménem podniku dostat čtyři druhy zpráv:

Zprávy k rezervaci – potvrzení, zpráva o změně či zrušení termínu a připomínka, pokud ji podnik posílá. Jsou součástí sjednané služby, proto se jich nelze odhlásit; chodí na e-mail, který klient uvedl, a u podniku s tarifem Rytmus, který si SMS zapnul, také SMS (potvrzení jen tehdy, když klient e-mail neuvedl).
Hlídání termínu – nabídka dřívějšího termínu nebo uvolněného místa z čekací listiny. Jen na výslovnou žádost klienta; skončí s termínem, s koncem zvoleného rozmezí nebo odkazem v každé zprávě.
Nabídka další návštěvy – oslovení, až je podle obvyklého intervalu klienta čas přijít znovu. Jen vlastní obdobné služby téhož podniku podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.; odmítnout ji lze už při rezervaci i odkazem v každé zprávě.
Nabídky volných míst – termín uvolněný na poslední chvíli. Jen se souhlasem klienta, který jde kdykoli odvolat odkazem v každé zprávě.

Recenze a ověřovací profil podniku

Recenzi může napsat jen klient, jehož online rezervace u podniku skončila jako dokončená, a zveřejňuje se s jeho souhlasem, který dává odesláním formuláře poté, co se u něj dočetl, kde se recenze ukáže. Na webu podniku se zobrazuje s hodnocením, textem, datem a křestním jménem, nebo jen iniciálami, pokud si to autor ve formuláři zvolí. Má-li podnik na svém webu zapnutou sekci Hodnocení (podnik, který u nás vede jen rezervace, zveřejňování jednotlivých hodnocení v administraci), zobrazuje se text hodnocení na webu podniku i na stránce hodnocení na Bienaro – ověřovacím profilu podniku na adrese bienaro.com/overit/…, kde jsou všechny jeho zveřejněné recenze od nejnovější, s celým textem a přesným datem hodnocení, bez jména či iniciál autora a bez odpovědi podniku. Podnik si navíc může na jiný web vložit prvek „Hodnocení“ se souhrnem, třemi nejnovějšími recenzemi s textem (delší text prvek zkrátí) a přesným datem a s odkazem na všechna hodnocení – také bez jména a bez odpovědi podniku. „Bez jména“ neznamená anonymně: co do textu napíšete, je vidět všude, kde se recenze zobrazuje, včetně jmen, která v něm uvedete. Správcem údajů v recenzi je podnik, Bienaro je jeho zpracovatelem a profil i prvek vede na jeho pokyn (článek 2 zpracovatelské smlouvy). Vypne-li podnik sekci Hodnocení na svém webu, zmizí recenze i z profilu a z prvku; průměr a počet hodnocení na profilu zůstávají. Souhlas se zveřejněním můžete kdykoli odvolat žádostí o odstranění recenze u podniku nebo u nás na info@toucan-labs.cz – recenze zmizí z webu podniku, z profilu i z prvku zároveň; samostatné stažení jen z profilu dnes nenabízíme. Zákonnost zveřejnění před odvoláním tím není dotčena. Důvody, pro které recenzi skryjeme nebo odstraníme my, a jak nahlásit závadné hodnocení (i odkazem „Nahlásit hodnocení“ pod výpisem na ověřovacím profilu, který otevře kontaktní formulář), popisuje stránka Jak fungují recenze.

Cookies

Používáme pouze cookies nezbytné pro provoz nebo výslovně vyžádané uživatelem: přihlašovací session (majitelé podniků, 7 dní), uloženou volbu jazyka webu Bienaro („bienaro_landing_locale“), volbu jazyka administrace („bienaro_admin_locale") a zapnutý Pracovní režim („bienaro_admin_focus") – všechny tři se nastaví až po vašem kliknutí na přepínač a platí rok –, přihlášení k účtu klienta „Moje termíny“ („bienaro_account“ – do zavření prohlížeče, se zaškrtnutým „Zapamatovat toto zařízení“ rok, po přihlášení passkeyem 30 dní), krátkodobé cookies probíhajícího přihlášení k účtu (výzva ke kódu nebo passkeyi, zadané telefonní číslo; nejvýš 15 minut), „bienaro_account_z“ (2 hodiny; podnik, z jehož webu jste do přehledu přišli), „bienaro_account_known“ (rok; pozná prohlížeč, ve kterém jste se už přihlásili, aby vás cizí pokusy o heslo nezamkly – zůstává i po odhlášení a nikam vás nepřihlásí), „bn_lang_prompt“ (rok; pamatuje si, že jste zavřeli nabídku jiného jazyka), v administraci „bienaro_admin_menu_tip“ (rok; zavřený tip) a krátkodobé potvrzení hesla („bienaro_reauth“, 5 minut) a technické cookies ochrany proti spamu a útokům (Cloudflare). Cookies účtu vzniknou až po vašem úkonu. Prohlížeč si navíc ve svém místním úložišti pamatuje rozbalené části administrace a rozpracovaného průvodce založením podniku; na server se z něj nic neposílá. Všechny spadají pod výjimku ze souhlasu podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. Na bienaro.com žádné analytické ani marketingové cookies nenasazujeme – proto tu nenajdete cookie lištu. Pokud by se to v budoucnu změnilo, lišta se souhlasem přibude dřív, než první měřicí cookie.

Weby podniků nastavují jen cookies, které si vyžádáte sami: má-li podnik rezervace jen pro stálé a pozvané klienty, probíhající ověření kódem („bienaro_otp_…", 15 minut), ověření, které po něm vznikne („bienaro_client_…", 30 dní), a vstup do rezervací na heslo nebo tajným odkazem („bienaro_invite_…", 30 dní), a „bn_lang_prompt“ (rok), pokud zavřete nabídku jiného jazyka webu. Všechny vzniknou až po vašem úkonu – samotné prohlížení webu žádnou nenastaví. Rozepsanou rezervaci si prohlížeč do zavření karty pamatuje ve svém místním úložišti, abyste o ni nepřišli při návratu na stránku, a zavřený oznamovací proužek si pamatuje také; na server se z něj nic neposílá. Rezervační formulář chrání proti robotům služba Cloudflare Turnstile; při rezervaci se proto váš prohlížeč připojí ke Cloudflare, který zpracuje IP adresu a technické údaje o prohlížeči. Pokud si podnik zapne měření návštěvnosti nebo reklamy, ukáže vám jeho web lištu se souhlasem; vaše volba se uloží do cookie „bienaro_consent_…" (12 měsíců) a nástroje (Google Analytics 4, Meta Pixel – ten jen na vlastní doméně podniku –, Sklik) se načtou až po souhlasu; jejich cookies platí jen pro adresu daného webu, ne pro ostatní podniky na Bienaru. Zapne-li si podnik i serverové konverze pro Metu, předá po vašem souhlasu s marketingem po dokončené rezervaci společnosti Meta ze serveru údaj o rezervaci s otiskem vašeho telefonu a e-mailu, IP adresou a údaji o prohlížeči – podnik je za to správcem a my jeho zpracovatelem. Nástroje jmenovitě i s tím, kdo je provozuje, vypisuje stránka „Informace o podniku“ daného webu, kde jde volba kdykoli změnit.

Kde data leží a kdo nám pomáhá

databáze rezervací a zálohy: Hetzner, Německo (EU),
e-maily: Scaleway, Francie (EU),
chyby a diagnostika: Sentry v datovém regionu EU – hlášení o chybě odchází i z vašeho prohlížeče; obsah hlášení čistíme tak, aby v něm osobní údaje nebyly, a při přenosu se zpracuje IP adresa,
síťový provoz a ochrana (DNS, šifrované spojení, ochrana formulářů proti spamu a útokům): Cloudflare – globální síť; zpracovává IP adresu a technické údaje o požadavku,
AI – texty webu, jejich překlady a nápověda v administraci: Anthropic (USA) – posíláme údaje a texty podniku (název, obor, město, služby, texty webu, ceníku a častých otázek, text veřejné stránky zadané k importu) a otázku, kterou položíte nápovědě; mohou obsahovat jména osob, například majitele nebo členů týmu. Z evidence klientů a rezervací neposíláme nic; podrobně na stránce AI v Bienaro.
mapa a hledání adresy provozovny: Mapy.cz (Seznam.cz, a.s., Česko) a jako záloha Nominatim a mapové dlaždice (OpenStreetMap Foundation, Spojené království) – posíláme jen adresu a název podniku, případně souřadnice výřezu mapy, nikdy údaje klientů. Vloží-li provozovatel odkaz na svůj zápis na Mapy.cz ve zkráceném tvaru, jednou při uložení se podíváme, kam vede – odchází jen ten kód z odkazu,
doručení upozornění do telefonu majitelů a personálu: push služby prohlížečů (Google, Apple, Mozilla) – dostanou jen adresu odběru a obsah zašifrovaný klíči vašeho zařízení, který samy nepřečtou; odběr vzniká výhradně vaším zapnutím v administraci,
odesílání SMS: GoSMS s.r.o. (Česko) – přihlašovací kód majitele účtu, upozornění majiteli na vyčerpaný kredit SMS (na ověřené číslo účtu), kód do účtu klienta „Moje termíny“ a upozornění na změnu jeho telefonního čísla, a jménem podniku potvrzení rezervace (neuvedete-li e-mail), připomínky termínů a ověřovací kód na webu podniku (telefonní číslo a text zprávy). SMS posíláme jen na česká, slovenská a rakouská mobilní čísla; připomínky neposíláme mezi 21. a 8. hodinou. Zprávy podniků klientům posíláme SMS jen u podniků s tarifem Rytmus, které si je zapnuly; u ostatních chodí totéž e-mailem a k operátorovi o nich neodchází nic. Kód do účtu klienta posíláme a platíme my v každém tarifu.
tisk a doručení tiskovin: Just Print s.r.o. (Česko) a přepravce – dostanou jméno podniku, doručovací adresu a telefon pro kurýra a tiskárna tisková data s údaji podniku (název, adresa webu, QR kód); nic o vašich klientech. Týká se uvítací sady k první platbě tarifu Rytmus a tiskovin, které si objednáte,
platby za tarif: údaje o příchozí platbě (protiúčet a jméno plátce, částka, variabilní symbol) čteme z výpisu našeho účtu u Fio banky, a.s. (Česko); používáme je ke spárování platby a ke kontrole zneužití odměn za doporučení,
ohlášení změn webu vyhledávačům (protokol IndexNow): odcházejí jen adresy stránek webu podniku,
napojení podniku na jeho další programy (programové rozhraní a odchozí zprávy o rezervacích): jen u podniku s tarifem Rytmus, který si je u nás vyžádal a nastavil – údaje o rezervacích včetně jména a kontaktu klienta pak odcházejí do programu, který si podnik zvolil a za který odpovídá jako správce,
registrace vlastní domény: registrátor a správce domény dostanou údaje držitele domény (název podniku, adresa, e-mail, telefon), požádáte-li o novou doménu.

Mapa na webu podniku nikoho nesleduje. Výřez mapy skládáme u nás na serveru a návštěvníkovi ho posíláme jako obrázek z naší adresy. Prohlížeč klienta se tedy k žádné mapové službě nepřipojí a nic jí neodešle, dokud sám neklepne. Pod mapou nabízíme jen odkazy („Otevřít v: Mapy.cz, Google Maps, Apple Maps“) – vložená cizí mapa ani měřicí skript na stránce nejsou, takže kvůli mapě nevzniká žádná cookie a není potřeba souhlas. Klepnutí na odkaz je volba návštěvníka; teprve tím se otevře stránka dané mapové služby a platí její pravidla. Adresu hledáme na mapě jen tehdy, když si ji provozovatel uloží nebo píše v administraci.

IČO ověřujeme v ARES. Když provozovatel v administraci vyplní IČO, doptáme se na ně do veřejného registru ARES (Ministerstvo financí ČR) a doplníme z něj název, sídlo a údaj o zápisu v rejstříku. Odchází jediný údaj – to IČO, nic o klientech. ARES je veřejný registr vedený orgánem veřejné moci, ne náš dodavatel, proto ho v seznamu výše nenajdete. Odpověď si na den podržíme v paměti serveru, abychom se neptali zbytečně.

Data neprodáváme a klienty jednoho podniku nikdy nenabízíme jinému.

Ukázka webu pro podnikatele

Než podnik navštívíme s nabídkou, můžeme mu připravit dočasnou ukázku webu. Použijeme k ní jen veřejné obchodní údaje podniku: název, obor, adresu nebo obec, telefon podniku, ceník a otevírací dobu, případně text z jeho veřejného webu; texty ukázky napíše umělá inteligence (Anthropic, USA) a adresu pomáhá najít Mapy.cz. Údaje klientů podniku ani fotografie z cizích profilů nepřebíráme. Ukázka je na neuhodnutelné adrese, vyhledávače ji neindexují a nenastavuje cookies. Právním základem je náš oprávněný zájem nabídnout službu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); u podnikající fyzické osoby jde o její osobní údaje a proti zpracování může kdykoli vznést námitku na info@toucan-labs.cz – ukázku pak hned smažeme. Obsah ukázky mažeme po skončení její platnosti (podle volby 24 hodin, 72 hodin nebo 7 dní), dřív na požádání, nebo do hodiny poté, co si podle ní podnik web založí; záznam bez obsahu (otisk odkazu a časy) držíme ještě 30 dní.

Kódy a doporučení

Uplatní-li podnik kód úvodní nabídky nebo kód doporučení, evidujeme, který podnik ho uplatnil a kdy. U kódu doporučení navíc ukládáme otisk IP adresy, ze které byl uplatněn (ne adresu samu), a porovnáváme přihlašovací účty, e-maily, telefony, IČO, IP adresy přihlášení a protiúčet plateb doporučujícího a doporučeného podniku, abychom poznali doporučení sebe sama. Právním základem je náš oprávněný zájem bránit zneužití odměn (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Otisk IP adresy mažeme, jakmile je doporučení vyrovnáno nebo zamítnuto, nejpozději po 90 dnech.

Předávání mimo EU. Nominatim provozuje OpenStreetMap Foundation ve Spojeném království, pro které Evropská komise vydala rozhodnutí o odpovídající ochraně; posílá se mu jen adresa provozovny. Cloudflare, Sentry, Anthropic a push služby Google, Apple a Mozilla mají sídlo v USA. Předání se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise, popřípadě o rozhodnutí o odpovídající ochraně (rámec EU-U.S. Data Privacy Framework), doplněné o omezení rozsahu předávaných údajů: Cloudflare zpracovává provozní údaje (IP adresa, hlavičky požadavku), Sentry jen technické chyby bez osobních údajů v datovém regionu EU, Anthropic údaje a texty podniku a otázky položené nápovědě (mohou obsahovat jména osob) a text veřejné stránky při importu, push služby jen adresu odběru a zašifrovaný obsah, který nepřečtou. Doklady o použitých mechanismech a posouzení dopadů předání poskytneme na vyžádání.

Jak dlouho data držíme

údaje klientů: 3 roky od posledního termínu, který nebyl zrušen (u klienta bez rezervace od zápisu do evidence podniku) – pak podnik ke kartě ztrácí přístup a údaje anonymizujeme, jakmile je nevede žádný jiný podnik; po tu dobu trvá vztah klienta s podnikem,
údaje klientů smazaného podniku, které nevede jiný podnik ani účet klienta: anonymizujeme je s jeho smazáním,
záznam o zprávách klientům (připomínky, žádosti o hodnocení, nabídky, SMS – kdy, jaká zpráva a kterým kanálem; bez textu zprávy): 3 roky,
technický záznam o doručení e-mailů (adresa, druh e-mailu a stav doručení; bez obsahu): 12 měsíců,
přihlašovací kódy klientů: 30 dní (platnost samotného kódu 15 minut),
účet klienta „Moje termíny“: do smazání účtu vámi, nejdéle do anonymizace karty klienta (3 roky bez rezervace), passkeye, otisk hesla a klíč dvoufázového ověření spolu s účtem nebo dřív, když je zrušíte; kódy k účtu 30 dní,
zápis v čekací listině: po dobu zvoleného rozmezí a dalších 30 dní po vyřízení,
zprávy odeslané na rozhraní zvolené podnikem: 30 dní,
omezení online rezervací po nedostavení: 12 měsíců od posledního nedostavení,
odběr upozornění do telefonu: do vypnutí, nejdéle 90 dní po prvním neúspěšném doručení,
evidence souhlasů a odmítnutí: vede se zvlášť pro každý podnik a držíme ji do anonymizace údajů klienta, nejdéle do smazání podniku – doklad o souhlasu nesmí zmizet dřív než souhlas sám a odmítnutí musí platit dál,
záznamy o krocích v aplikaci (měření produktu, bez identifikace osoby): 90 dní, pak se mažou bez souhrnu,
zprávy podpoře: 2 roky od uzavření,
bezpečnostní záznamy (včetně IP adresy u důležitých akcí): 365 dní,
auditní záznam změn v administraci: 3 roky,
provozní události: 3 roky, pak jen měsíční souhrn bez vazby na osobu,
připravený export klientů: odkaz ke stažení platí 7 dní,
ukázka webu pro podnikatele: po dobu její platnosti (nejdéle 7 dní), záznam bez obsahu 30 dní,
otisk IP adresy u kódu doporučení: do vyrovnání doporučení, nejdéle 90 dní,
zálohy obrazu serveru u poskytovatele hostingu: 7 dní,
fakturační doklady: po dobu vyžadovanou zákonem,
přihlašovací session: 7 dní,
zrušený účet nebo podnik: 14 dní na rozmyšlenou, zrušíte-li ho sami v administraci, jinak nejpozději 30 dní od skončení smlouvy; do konce lhůty jde zrušení vzít zpět, pak následuje anonymizace – podrobně na stránce Smazání účtu.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, opravu, výmaz, přenositelnost, omezení zpracování, námitku a kdykoli odvolat souhlas; odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním. Žádosti vyřizujeme bezplatně a bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení; ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme. Nedochází k automatizovanému rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo (čl. 22 GDPR). Pokud nebudete spokojeni, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Jste-li klientem podniku, obraťte se se žádostí o údaje o svých rezervacích na podnik jako správce – my mu jako zpracovatel poskytneme součinnost podle zpracovatelské smlouvy. Pokud se obrátíte omylem na nás, žádost bez zbytečného odkladu předáme podniku a dáme vám o tom vědět. Výjimkou je váš účet klienta „Moje termíny“, u kterého jsme správcem my: smažete ho sami v nastavení účtu, s ostatními žádostmi k němu pište na info@toucan-labs.cz. Smazáním účtu se rezervace u podniků nemažou (viz „Účet klienta Moje termíny“).

Máte účet na Bienaru? Účet i podnik si zrušíte sami z administrace – postup, lhůta na rozmyšlenou a přehled toho, co se smaže a co ze zákona zůstává, je na stránce Smazání účtu.

Dotazy: info@toucan-labs.cz · zpracovatelská smlouva · AI v Bienaro · smazání účtu · zpět na hlavní stránku