Bienarohệ thống quản lý cho salon và spa

Hợp đồng xử lý dữ liệu

Hợp đồng về xử lý dữ liệu cá nhân theo Điều 28 của Quy định (EU) 2016/679 (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu – GDPR). Cơ sở của bạn là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân (controller) đối với dữ liệu của khách hàng của mình, Bienaro là Bên Xử lý dữ liệu cá nhân (processor) của cơ sở. Tại đây ghi rõ chúng tôi được phép làm chính xác những gì với dữ liệu, không được làm gì và sẽ làm gì cho bạn khi khách hàng liên hệ.

Phiên bản 1.0, có hiệu lực từ ngày 5. 10. 2026. Các thay đổi (nếu có) sẽ được chúng tôi thông báo theo Điều 14.

1. Các bên và việc giao kết hợp đồng

Bên Xử lý là Toucan Labs s.r.o., IČO 29931631, trụ sở tại Husova tř. 1822/6, 370 01 České Budějovice, đơn vị vận hành nền tảng Bienaro (sau đây gọi là “Bienaro” hoặc “Bên Xử lý”). Bên Kiểm soát là cơ sở đã lập tài khoản trên nền tảng (sau đây gọi là “cơ sở” hoặc “Bên Kiểm soát”).

Hợp đồng được giao kết vào thời điểm cơ sở, khi đăng ký, chấp thuận Điều khoản dịch vụ và hợp đồng này; thời điểm chấp thuận được chúng tôi ghi nhận tại tài khoản của cơ sở. Hợp đồng là một phần không tách rời của Điều khoản dịch vụ. Trong các vấn đề về xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng của cơ sở, hợp đồng này được ưu tiên áp dụng so với Điều khoản dịch vụ; Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân mô tả hoạt động xử lý mà Bienaro là Bên Kiểm soát và không làm thay đổi hợp đồng này.

2. Đối tượng, tính chất và mục đích xử lý

Đối tượng là việc xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng của cơ sở mà Bienaro thực hiện khi cung cấp nền tảng: vận hành lịch đặt hẹn và biểu mẫu đặt lịch, trang web của cơ sở và hồ sơ xác minh công khai của cơ sở trên bienaro.com (các địa chỉ web đã được xác minh, phần tổng hợp đánh giá và – nếu cơ sở bật mục “Đánh giá” trên trang web của mình – danh sách tất cả các bài đánh giá đã công bố, có văn bản và ngày đánh giá, không có tên người viết và không có phản hồi của cơ sở), thành phần nhúng “Đánh giá” mà cơ sở có thể đặt trên một trang web khác (phần tổng hợp, tối đa ba bài đánh giá đã công bố mới nhất có văn bản – văn bản dài hơn sẽ được thành phần này rút gọn – và ngày đánh giá, không có tên người viết và không có phản hồi của cơ sở, và đường dẫn tới tất cả đánh giá), liên lạc với khách hàng qua e-mail và SMS (xác nhận, nhắc lịch, lời mời đánh giá, ưu đãi khi có sự đồng ý hoặc dựa trên ngoại lệ dành cho khách hàng hiện hữu theo § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. (luật Séc về một số dịch vụ xã hội thông tin)), danh sách chờ cho giờ hẹn được trống ra, trang “Lịch hẹn của tôi” trên trang web của cơ sở có liên kết tới tài khoản khách hàng, xác minh khách hàng bằng mã dùng một lần trên trang web của cơ sở chỉ nhận đặt lịch trực tuyến từ khách quen và khách được mời, sổ ghi nhận sự đồng ý, thống kê trên dữ liệu của cơ sở, xuất dữ liệu, cũng như giao diện lập trình ứng dụng (API) và tin nhắn gửi đi (webhook) mà Bienaro cung cấp theo yêu cầu của cơ sở và sau đó cơ sở thiết lập trong trang quản trị, và việc đăng ký nhận lịch cá nhân của thành viên nhóm, nếu cơ sở bật chức năng này trong trang quản trị.

Tính chất của việc xử lý chủ yếu gồm thu thập, lưu trữ, sắp xếp, tra cứu, sử dụng, cung cấp cho các bên xử lý phụ theo Điều 7, hạn chế, xóa và ẩn danh hóa, và phần lớn được thực hiện tự động.

Mục đích là cung cấp dịch vụ theo Điều khoản dịch vụ. Bienaro không xử lý dữ liệu của khách hàng cho mục đích riêng của mình, đặc biệt không sử dụng dữ liệu đó để tiếp thị, để giới thiệu khách hàng cho cơ sở khác, để lập hồ sơ (profiling) hay để huấn luyện mô hình trí tuệ nhân tạo; các ngoại lệ đối với vai trò Bên Xử lý và hồ sơ xác minh của cơ sở mà Bienaro duy trì theo chỉ thị của cơ sở được mô tả trong các đoạn dưới đây.

Hồ sơ xác minh của cơ sở. Hồ sơ tại địa chỉ bienaro.com/overit/… (các địa chỉ web đã được xác minh, phần tổng hợp đánh giá và trang tất cả đánh giá) được Bienaro duy trì trong suốt thời hạn hợp đồng theo chỉ thị của cơ sở được đưa ra bằng hợp đồng này và chương 7 của Điều khoản dịch vụ. Hồ sơ này giúp khách hàng kiểm tra rằng trang web của cơ sở đang chạy trên nền tảng, đồng thời bảo vệ thương hiệu Bienaro và niềm tin vào các đánh giá. Bienaro chỉ hiển thị các bài đánh giá đã công bố trên hồ sơ này trong thời gian cơ sở công bố chúng trên trang web của mình (mục “Đánh giá” đang bật), và hiển thị tất cả, có toàn văn và ngày đánh giá, không có tên hay chữ cái đầu của người viết và không có phản hồi của cơ sở; Bienaro không sử dụng chúng vào bất kỳ việc gì khác. Theo cùng chỉ thị đó, các bài đánh giá cũng được hiển thị trong thành phần nhúng “Đánh giá” mà cơ sở đặt từ trang quản trị lên một trang web khác: tối đa ba bài mới nhất có văn bản (văn bản dài hơn sẽ được thành phần này rút gọn), không có tên người viết và không có phản hồi của cơ sở, kèm đường dẫn tới tất cả đánh giá. Cơ sở chỉ quản lý đặt lịch trên nền tảng và có trang web ở nơi khác đưa ra chỉ thị này bằng cách bật công khai từng đánh giá trong trang quản trị. Cơ sở có thể rút lại chỉ thị này bất cứ lúc nào bằng cách tắt mục “Đánh giá” trên trang web của mình, hoặc tắt công khai đánh giá (Điều 5 – cài đặt trong trang quản trị); điểm trung bình và số lượt đánh giá vẫn tiếp tục được hiển thị trên hồ sơ.

Không đến theo lịch hẹn. Nếu cơ sở đánh dấu một lượt đặt lịch là không đến, đó là dữ liệu của cơ sở và Bienaro xử lý dữ liệu đó với tư cách Bên Xử lý cho cơ sở này; dữ liệu này không hiển thị cho các cơ sở khác và không có bản tổng hợp giữa các cơ sở. Việc hạn chế khách hàng đặt lịch trực tuyến do cơ sở quyết định dựa trên dữ liệu của chính mình; việc hạn chế chỉ áp dụng cho việc tự đặt lịch trên trang web và chấm dứt sau 12 tháng nếu không có thêm lần không đến nào.

Tài khoản khách hàng. Ngoại lệ là tài khoản mà khách hàng của cơ sở có tại bienaro.com/moje (phần tổng quan “Lịch hẹn của tôi”). Khách hàng đăng nhập vào đó bằng số điện thoại và mã gửi qua SMS do Bienaro gửi và chi trả; với tài khoản đã được lập thì cũng có thể đăng nhập bằng mật khẩu hoặc bằng mã gửi tới địa chỉ e-mail mà khách hàng đã tự xác minh trong tài khoản. Đối với dữ liệu của tài khoản này, Bienaro là Bên Kiểm soát trên cơ sở hợp đồng với khách hàng (điểm b khoản 1 Điều 6 GDPR). Tại cơ sở mà khách hàng đã tự đặt lịch qua biểu mẫu đặt lịch hoặc đã xác nhận lịch hẹn là của mình, tài khoản hiển thị cho khách hàng các lượt đặt lịch của họ; lịch hẹn do cơ sở tự ghi vào (thủ công, bằng cách nhập dữ liệu hoặc qua giao diện lập trình) mà khách hàng chưa xác nhận thì chỉ được hiển thị dưới dạng câu hỏi kèm tên cơ sở, ngày và giờ. Cơ sở đồng ý với việc hiển thị các lượt đặt lịch của mình cho khách hàng như vậy. Nếu khách hàng trả lời rằng không biết lịch hẹn đó, Bienaro hiển thị cho cơ sở cảnh báo về khả năng số điện thoại bị gõ nhầm, không kèm thông tin về người đã trả lời. Trang “Lịch hẹn của tôi” trên trang web của cơ sở chỉ dẫn liên kết tới tài khoản. Bienaro không sử dụng dữ liệu của tài khoản để tiếp thị, để giới thiệu khách hàng cho cơ sở khác hay để lập hồ sơ. Cơ sở không nhìn thấy các lượt đặt lịch của khách hàng tại các cơ sở khác cũng như tài khoản của khách hàng.

Đo lường sản phẩm. Bienaro đếm ẩn danh các bước của biểu mẫu đặt lịch (ví dụ “đã chọn giờ” hoặc “đã rời biểu mẫu”) để có thể cải thiện biểu mẫu. Đây là mục đích riêng của Bienaro, không phải hoạt động xử lý cho cơ sở, và không chạm tới dữ liệu cá nhân của khách hàng: không lưu cookie hay mã định danh nào khác trên thiết bị, không lưu địa chỉ IP hay nội dung các trường đã điền – chỉ lưu trường nào đã được điền. Các bản ghi bị xóa sau 90 ngày. Chúng tôi tôn trọng tín hiệu “Global Privacy Control”; khi có tín hiệu này, không có gì được gửi đi.

3. Thời hạn xử lý

Trong suốt thời hạn của hợp đồng sử dụng nền tảng, và sau khi hợp đồng chấm dứt thêm 14 ngày nếu cơ sở tự hủy tài khoản trong trang quản trị, trường hợp khác tối đa 30 ngày (Điều 12); dữ liệu sẽ không còn trong các bản sao lưu ảnh máy chủ trong vòng bảy ngày tiếp theo. Ngay cả trong thời hạn hợp đồng, các thời hạn lưu giữ của từng loại dữ liệu vẫn được áp dụng – đặc biệt là ba năm không có lượt đặt lịch nào không bị hủy đối với dữ liệu của khách hàng – và được nêu tại Điều 12.

4. Các loại chủ thể dữ liệu và loại dữ liệu cá nhân

Chủ thể dữ liệu (data subject) là khách hàng của cơ sở (những người đặt lịch hẹn tại cơ sở hoặc đã được phục vụ tại đó) và các thành viên nhóm của cơ sở trong phạm vi cơ sở công bố họ trên trang web của mình.

Loại dữ liệu cá nhân được xử lý:

  • dữ liệu nhận dạng và liên hệ của khách hàng: họ tên, số điện thoại, e-mail,
  • dữ liệu về lượt đặt lịch: dịch vụ, giờ hẹn, giá, thành viên nhóm, trạng thái đặt lịch và ghi chú không bắt buộc của khách hàng (tối đa 500 ký tự),
  • ghi chú và nhãn mà cơ sở tự ghi về khách hàng, việc đánh dấu không đến theo lịch hẹn và việc hạn chế đặt lịch trực tuyến (nếu có),
  • trạng thái sự đồng ý nhận ưu đãi đối với cơ sở và lịch sử của nó (thời điểm đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý và phiên bản của văn bản đồng ý),
  • nhật ký tin nhắn đã gửi (địa chỉ người nhận, mẫu tin, trạng thái gửi; không có nội dung tin nhắn) và hồ sơ nhịp quay lại của khách hàng (khoảng thời gian thường lệ giữa các lần đến),
  • bài đánh giá gắn với một lượt đến đã hoàn tất (điểm đánh giá, nội dung không bắt buộc, lựa chọn cách ký tên – tên gọi hoặc chữ cái đầu – và ngày gửi),
  • đối với thành viên nhóm: tên và ảnh chân dung, nếu cơ sở hoặc chính thành viên nhóm tải ảnh lên trang web của cơ sở (khi xử lý, ảnh được loại bỏ siêu dữ liệu EXIF),
  • mục ghi tên trong danh sách chờ (dịch vụ mong muốn, khoảng ngày, buổi trong ngày, ghi chú không bắt buộc, trạng thái và thời điểm của đề xuất; bản thân thông tin liên hệ nằm trên thẻ khách hàng),
  • mã xác minh dùng một lần và liên kết riêng của khách hàng trên trang web của cơ sở chỉ nhận đặt lịch trực tuyến từ khách quen và khách được mời (trong cơ sở dữ liệu chỉ lưu giá trị băm mật mã, hiệu lực 15 phút),
  • đối với thành viên nhóm bật tính năng đăng ký nhận lịch cá nhân: thời gian của các sự kiện trong lịch đó – tên, mô tả, địa điểm và người tham gia sự kiện không được đọc và không được lưu,
  • số điện thoại của khách hàng để gửi SMS,
  • nguồn của lượt đặt lịch từ trang web của cơ sở (các tham số của đường liên kết, ví dụ utm_source, địa chỉ của trang web đã dẫn tới (referrer) không kèm đường dẫn chi tiết và loại lượt nhấp từ quảng cáo – không có mã định danh người truy cập) và, ở cơ sở đã bật tính năng chuyển đổi qua máy chủ cho Meta, cho đến khi chuyển đổi được gửi đi, còn có địa chỉ IP và thông tin về trình duyệt của người truy cập, mã định danh lượt nhấp từ quảng cáo của Meta và giá trị băm (SHA-256) của số điện thoại và e-mail của người đó (Điều 5).

Các loại dữ liệu cá nhân đặc biệt theo Điều 9 GDPR (special categories of personal data) không được nền tảng thu thập một cách có cấu trúc, và nền tảng không được thiết kế để xử lý chúng. Cơ sở cam kết không nhập các dữ liệu này vào hệ thống, kể cả vào các ghi chú tự do. Nếu vẫn nhập, cơ sở làm việc đó trên trách nhiệm của chính mình với tư cách Bên Kiểm soát và có nghĩa vụ tự bảo đảm căn cứ pháp lý (legal basis) riêng cho việc đó. Vì vậy, khi đăng ký nhận lịch cá nhân, hệ thống chỉ lưu thời gian của sự kiện, không bao giờ lưu tên sự kiện.

5. Chỉ thị của Bên Kiểm soát

  • Bienaro chỉ xử lý dữ liệu cá nhân trên cơ sở chỉ thị được ghi nhận của Bên Kiểm soát. Chỉ thị được ghi nhận bao gồm hợp đồng này, Điều khoản dịch vụ, các cài đặt mà cơ sở thực hiện trong trang quản trị, dữ liệu mà cơ sở nhập vào hệ thống và các chỉ thị bằng văn bản gửi tới địa chỉ liên hệ theo Điều 15.
  • Bienaro chỉ chuyển dữ liệu tới một quốc gia thứ ba hoặc một tổ chức quốc tế theo chỉ thị của Bên Kiểm soát hoặc khi pháp luật của Liên minh châu Âu hoặc của một quốc gia thành viên yêu cầu; trong trường hợp đó, Bienaro thông báo trước cho Bên Kiểm soát về yêu cầu này, trừ khi pháp luật liên quan cấm việc thông báo.
  • Nếu Bienaro cho rằng một chỉ thị vi phạm GDPR hoặc các quy định khác về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Bienaro sẽ thông báo ngay cho Bên Kiểm soát; cho đến khi vấn đề được làm rõ, Bienaro có quyền tạm dừng thực hiện chỉ thị.
  • Bienaro cung cấp giao diện lập trình ứng dụng (API) và tin nhắn gửi đi (webhook) theo yêu cầu (cơ sở gửi yêu cầu trong trang quản trị tại Cài đặt → API và webhook hoặc qua e-mail tới bộ phận hỗ trợ); dữ liệu chỉ được chuyển qua đó ở cơ sở đã tự thiết lập chúng trong trang quản trị. Nếu cơ sở tạo khóa truy cập hoặc thiết lập tin nhắn gửi đi tới một địa chỉ do chính mình chọn, đó là chỉ thị của cơ sở về việc chuyển dữ liệu cho bên nhận mà cơ sở đã chọn. Cơ sở, với tư cách Bên Kiểm soát, chịu trách nhiệm về việc lựa chọn bên nhận đó, về hợp đồng với bên nhận, về căn cứ pháp lý của việc chuyển dữ liệu (kể cả việc chuyển ra ngoài Liên minh châu Âu nếu bên nhận có trụ sở bên ngoài) và về việc bảo vệ khóa truy cập; Bienaro chịu trách nhiệm bảo đảm rằng tin nhắn chỉ được gửi tới địa chỉ đã chọn, có chữ ký và qua kết nối được mã hóa.
  • Nếu cơ sở bật tính năng chuyển đổi qua máy chủ cho Meta trong trang quản trị (tại Cài đặt → Đo lường và quảng cáo, cơ sở nhập token truy cập của Conversions API và đánh dấu vào ô chỉ thị), đó là chỉ thị của cơ sở về việc chuyển dữ liệu về các lượt đặt lịch từ trang web của mình cho Meta Platforms Ireland Limited, bên nhận do chính cơ sở đã chọn. Bienaro chỉ chuyển dữ liệu đối với những người truy cập đã đồng ý với cookie tiếp thị trên trang web của cơ sở, và chỉ gồm: loại và thời điểm của sự kiện đặt lịch, địa chỉ trang đặt lịch kèm các tham số của đường liên kết, số điện thoại và e-mail ở dạng giá trị băm (SHA-256), mà Meta dựa vào đó để gắn lượt đặt lịch với tài khoản đang sử dụng thông tin liên hệ này, địa chỉ IP, thông tin về trình duyệt và mã định danh lượt nhấp từ quảng cáo của Meta. Bienaro không chuyển họ tên, ghi chú, dịch vụ hay giá. Cơ sở, với tư cách Bên Kiểm soát, chịu trách nhiệm về hợp đồng với Meta (chấp nhận điều khoản của Meta dành cho công cụ doanh nghiệp – Business Tools Terms – bao gồm phụ lục về bên đồng kiểm soát dữ liệu), về căn cứ pháp lý của việc chuyển dữ liệu (sự đồng ý của người truy cập, mà Bienaro thu thập thay cho cơ sở bằng thanh thông báo trên trang web của cơ sở) và về việc thông tin cho người truy cập, mà để làm việc đó Bienaro cung cấp cho cơ sở nội dung của thanh thông báo và của trang “Thông tin về cơ sở kinh doanh”; Bienaro chịu trách nhiệm bảo đảm rằng dữ liệu chỉ được gửi khi có sự đồng ý, chỉ trong phạm vi này, qua kết nối được mã hóa và chỉ tới tài khoản mà token của cơ sở thuộc về. Bienaro lưu token ở dạng mã hóa và cơ sở có thể xóa token bất cứ lúc nào; khi đó việc chuyển dữ liệu chấm dứt ngay lập tức.
  • Nếu cơ sở hoặc một thành viên trong nhóm của cơ sở nhập địa chỉ lịch cá nhân để đăng ký nhận giờ bị chặn, đó là chỉ thị tải dữ liệu từ địa chỉ này. Từ mỗi sự kiện, Bienaro chỉ lưu thời gian và mã định danh của sự kiện; tên, mô tả, địa điểm và người tham gia không được đọc. Địa chỉ đăng ký được lưu ở dạng mã hóa trong cơ sở dữ liệu và chỉ phần máy chủ của dịch vụ mới giải mã được.
  • Bên Kiểm soát chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc xử lý, tính chính xác của dữ liệu và việc thực hiện nghĩa vụ thông tin đối với khách hàng của mình. Để làm việc đó, nền tảng cung cấp cho Bên Kiểm soát trang “Thông tin về cơ sở kinh doanh” trên trang web của mình với văn bản mặc định theo Điều 13 GDPR; nội dung và tính cập nhật là trách nhiệm của Bên Kiểm soát.

6. Bảo mật thông tin

Chỉ những người cần biết dữ liệu cá nhân để thực hiện hợp đồng này mới được truy cập, và chỉ trong phạm vi cần thiết. Những người này có nghĩa vụ bảo mật theo hợp đồng hoặc theo luật; nghĩa vụ này vẫn tiếp tục sau khi họ kết thúc hợp tác với Bienaro. Các thay đổi, việc xuất dữ liệu và các lần bộ phận hỗ trợ truy cập vào tài khoản của cơ sở được ghi vào nhật ký kiểm tra (audit log).

7. Bên xử lý phụ (sub-processor)

Bên Kiểm soát cấp cho Bienaro sự cho phép chung để sử dụng các bên xử lý phụ. Tại ngày phiên bản này có hiệu lực, các bên đó là:

  • Hetzner Online GmbH (Đức) – vận hành máy chủ, cơ sở dữ liệu và bản sao lưu,
  • Scaleway SAS (Pháp) – gửi e-mail tới khách hàng của cơ sở,
  • Cloudflare, Inc. (Hoa Kỳ, mạng toàn cầu) – bảo vệ mạng, DNS, TLS và bảo vệ biểu mẫu chống thư rác; xử lý dữ liệu vận hành như địa chỉ IP và tiêu đề (header) của yêu cầu,
  • Functional Software, Inc. (Sentry) – theo dõi lỗi kỹ thuật với dữ liệu lưu trú tại EU; chúng tôi làm sạch nội dung báo cáo lỗi để trong đó không có dữ liệu cá nhân, và khi báo cáo được truyền từ trình duyệt của người truy cập, địa chỉ IP của người đó được xử lý,
  • GoSMS s.r.o. (Séc) – gửi SMS: mã đăng nhập cho chủ tài khoản và thông báo cho chủ tài khoản khi hết số dư SMS, và cho khách hàng của cơ sở: xác nhận đặt lịch (nếu khách hàng không cung cấp e-mail), tin nhắc lịch hẹn và mã xác minh trên trang web của cơ sở (số điện thoại và nội dung tin nhắn); SMS chỉ được gửi tới số di động của Séc, Slovakia và Áo; mã đăng nhập vào tài khoản khách hàng do Bienaro gửi với tư cách Bên Kiểm soát và tự chịu chi phí, đây không phải là hoạt động xử lý cho cơ sở,
  • Google LLC, Apple Inc. và Mozilla Foundation (Hoa Kỳ, hoặc mạng toàn cầu; địa chỉ gửi do trình duyệt của chủ tài khoản xác định) – gửi thông báo tới điện thoại của chủ tài khoản và các thành viên nhóm; nội dung thông báo được mã hóa bằng khóa của thiết bị và dịch vụ không đọc được nội dung đó.

Anthropic, PBC (Hoa Kỳ) không phải là bên xử lý phụ đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng. Chúng tôi chuyển cho trí tuệ nhân tạo thông tin về cơ sở và các dịch vụ của cơ sở (tên, ngành nghề, thành phố, các dịch vụ và mô tả của chúng), các văn bản của trang web, bảng giá và câu hỏi thường gặp mà cơ sở đã viết và cho tạo, chỉnh sửa hoặc dịch, văn bản của trang công khai mà chính cơ sở đã nhập để lấy nội dung, và câu hỏi mà chủ cơ sở hoặc thành viên nhóm đặt cho phần Trợ giúp trong trang quản trị. Các văn bản này có thể chứa tên người (ví dụ chủ cơ sở hoặc thành viên nhóm). Không có gì từ hồ sơ khách hàng và lượt đặt lịch được gửi vào mô hình; vui lòng không viết dữ liệu của khách hàng vào văn bản trang web hay vào câu hỏi cho phần Trợ giúp. Chi tiết được mô tả trên trang AI tại Bienaro.

Seznam.cz, a.s. (Mapy.cz) và OpenStreetMap Foundation (Nominatim) không phải là bên xử lý phụ đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng: các bên này chỉ nhận địa chỉ cơ sở kinh doanh, tên cơ sở và tọa độ của khung bản đồ để tìm tọa độ và hiển thị nền bản đồ cho trang web của cơ sở. Đối với hoạt động xử lý này, Bienaro là Bên Kiểm soát và hoạt động này được mô tả trong Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân. Hình ảnh bản đồ do máy chủ của Bienaro ghép lại; trình duyệt của khách hàng không kết nối với dịch vụ bản đồ.

Với mỗi bên xử lý phụ, Bienaro đã ký kết hợp đồng áp đặt cho bên đó các nghĩa vụ tương ứng với hợp đồng này. Bienaro chịu trách nhiệm trước Bên Kiểm soát về hoạt động của các bên đó như thể chính Bienaro thực hiện việc xử lý.

Thay đổi. Bienaro thông báo cho Bên Kiểm soát qua e-mail về dự định bổ sung hoặc thay thế một bên xử lý phụ ít nhất 30 ngày trước. Trong cùng thời hạn đó, Bên Kiểm soát có thể đưa ra phản đối có lý do đối với thay đổi. Nếu không giải quyết được phản đối, mỗi bên có thể chấm dứt hợp đồng sử dụng nền tảng kể từ ngày thay đổi dự kiến có hiệu lực; phần phí thuê bao tương ứng sẽ được Bienaro hoàn lại theo danh sách trong chương cuối của Điều khoản dịch vụ.

Danh sách hiện hành nằm trong Phụ lục 1 của hợp đồng này và tại địa chỉ bienaro.com/cs/dpa; thay đổi danh sách được thông báo theo điều này.

8. Vị trí dữ liệu và việc chuyển dữ liệu ra ngoài EU

Dữ liệu cá nhân của khách hàng được xử lý bởi các loại dịch vụ sau:

  • cơ sở dữ liệu đặt lịch và bản sao lưu – Hetzner, Đức; không chuyển ra ngoài EU,
  • e-mail – Scaleway, Pháp; không chuyển ra ngoài EU,
  • SMS – GoSMS, Séc; không chuyển ra ngoài EU,
  • lỗi và chẩn đoán – Sentry tại vùng dữ liệu EU; nội dung báo cáo lỗi không có dữ liệu cá nhân, khi truyền từ trình duyệt thì có địa chỉ IP; đối với các can thiệp hỗ trợ từ Hoa Kỳ: điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (standard contractual clauses) của Ủy ban châu Âu, hoặc khuôn khổ EU-U.S. Data Privacy Framework,
  • lưu lượng mạng và bảo vệ – Cloudflare, mạng toàn cầu; dữ liệu vận hành (địa chỉ IP và tiêu đề của yêu cầu); điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn và khuôn khổ EU-U.S. Data Privacy Framework,
  • thông báo tới điện thoại của chủ tài khoản và các thành viên nhóm – dịch vụ push của trình duyệt (Google, Apple, Mozilla), Hoa Kỳ, hoặc mạng toàn cầu; chỉ địa chỉ gửi và nội dung được mã hóa bằng khóa của thiết bị mà các dịch vụ này không đọc được; điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn, hoặc khuôn khổ EU-U.S. Data Privacy Framework.

AI – văn bản trang web, bản dịch và Trợ giúp (Anthropic, Hoa Kỳ, điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn) không làm việc với hồ sơ khách hàng: chỉ nhận thông tin và văn bản của cơ sở theo Điều 7, có thể chứa tên người. Bienaro không bán dữ liệu cá nhân của khách hàng và không bao giờ giới thiệu khách hàng của một cơ sở cho cơ sở khác. Bienaro sẽ cung cấp cho Bên Kiểm soát, khi được yêu cầu, bản tổng quan về các cơ chế chuyển dữ liệu hiện hành và đánh giá tác động của chúng.

9. An ninh (Điều 32 GDPR)

Căn cứ vào tính chất, phạm vi và mục đích xử lý cũng như các rủi ro đối với quyền của khách hàng, Bienaro đã áp dụng đặc biệt các biện pháp sau:

  • mã hóa đường truyền (TLS),
  • sao lưu hằng ngày ảnh máy chủ tại nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ ở Đức, lưu giữ trong bảy ngày, và kế hoạch khôi phục hoạt động bằng văn bản,
  • mã hóa địa chỉ lịch cá nhân mà thành viên nhóm đăng ký nhận,
  • bảo vệ chống tấn công tự động ở cấp mạng (WAF và giới hạn tần suất yêu cầu),
  • mật khẩu chỉ được lưu dưới dạng giá trị băm mật mã, xác thực hai yếu tố tùy chọn và bắt buộc xác minh khi xuất hàng loạt dữ liệu khách hàng,
  • tách biệt dữ liệu của từng cơ sở và kiểm soát truy cập theo vai trò; dữ liệu cá nhân của khách hàng không thể truy cập được từ cơ sở khác,
  • nhật ký kiểm tra các thay đổi trong trang quản trị và đối với lượt đặt lịch, việc xuất dữ liệu và các lần truy cập của bộ phận hỗ trợ,
  • sổ ghi nhận sự đồng ý nhận tiếp thị kèm thời điểm đồng ý hoặc rút lại và phiên bản văn bản, quyền truy cập chỉ trong phạm vi cần thiết cho vận hành,
  • hạn chế xử lý tin nhắn (tạm dừng liên lạc với một khách hàng cụ thể) như một công cụ kỹ thuật để thực hiện quyền theo Điều 18 GDPR,
  • ẩn danh hóa dữ liệu của khách hàng sau ba năm không hoạt động.

Các biện pháp có thể thay đổi theo thời gian; Bienaro không được thay đổi chúng theo cách làm mức độ bảo vệ giảm xuống dưới mức áp dụng tại thời điểm giao kết hợp đồng.

10. Hỗ trợ thực hiện quyền của khách hàng (điểm e khoản 3 Điều 28 GDPR)

Yêu cầu của khách hàng do cơ sở với tư cách Bên Kiểm soát giải quyết. Bienaro hỗ trợ kỹ thuật hợp lý cho cơ sở để cơ sở kịp đáp ứng thời hạn theo khoản 3 Điều 12 GDPR, tức là không chậm trễ quá mức (without undue delay), chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu:

  • quyền truy cập và quyền di chuyển dữ liệu (data portability) (Điều 15 và 20) – tự xuất dữ liệu khách hàng và lịch sử các lần đến (vì lý do bảo mật cần xác minh hai bước và tệp được chuẩn bị trong vòng 72 giờ kể từ khi yêu cầu), hoặc bản trích xuất theo chỉ thị của cơ sở,
  • chỉnh sửa (Điều 16) – sửa thẻ khách hàng trong trang quản trị; số điện thoại của khách hàng, vốn là khóa liên kết thẻ khách hàng giữa các cơ sở và với tài khoản của khách hàng, do bộ phận hỗ trợ của Bienaro thay đổi theo yêu cầu của cơ sở, và do một người khác với người đã gửi yêu cầu thực hiện,
  • xóa (Điều 17) – ẩn danh hóa dữ liệu của khách hàng bằng một chức năng duy nhất, bao gồm thẻ khách hàng, mối liên kết của khách hàng với cơ sở, ghi chú về lượt đặt lịch, mục ghi tên trong danh sách chờ, mã đăng nhập, bản chụp (snapshot) lượt đặt lịch đã gửi tới giao diện do cơ sở chọn và trạng thái sự đồng ý; sổ ghi nhận sự đồng ý và từ chối được xóa cùng với việc xóa toàn bộ thẻ khách hàng, để việc từ chối tiếp tục có hiệu lực; các lượt đặt lịch được giữ lại không kèm dữ liệu cá nhân phục vụ sổ sách kế toán và thống kê của cơ sở. Hồ sơ các lần không đến và việc chặn đặt lịch trực tuyến tại cơ sở không chấm dứt do việc xóa: chúng dựa trên lợi ích hợp pháp (legitimate interest) của cơ sở, và việc chặn được gỡ riêng sau 12 tháng nếu không có thêm lần không đến nào,
  • hạn chế xử lý (Điều 18) – tạm dừng liên lạc gửi đi đối với khách hàng đó và tắt các sự đồng ý,
  • phản đối và rút lại sự đồng ý (consent) (Điều 21 và khoản 3 Điều 7) – liên kết hủy đăng ký trong mỗi tin nhắn tiếp thị có hiệu lực ngay lập tức đối với cơ sở đã gửi tin nhắn đó và được ghi vào sổ ghi nhận sự đồng ý.

Nếu khách hàng do nhầm lẫn liên hệ trực tiếp với Bienaro, chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu cho cơ sở không chậm trễ quá mức và thông báo cho khách hàng; chúng tôi không tự giải quyết yêu cầu đó. Ngoại lệ là yêu cầu của người viết về việc gỡ bài đánh giá của mình: Bienaro tự giải quyết yêu cầu này theo chương 7 của Điều khoản dịch vụ (gỡ với lý do “theo yêu cầu của người viết”), đồng thời gỡ bài đánh giá khỏi trang web của cơ sở, khỏi hồ sơ xác minh và khỏi thành phần nhúng “Đánh giá”, và thông báo cho cơ sở; đây là chỉ thị chung của Bên Kiểm soát được đưa ra bằng hợp đồng này.

11. Hỗ trợ theo Điều 32 đến 36 và vi phạm an ninh

  • Nếu Bienaro phát hiện vi phạm dữ liệu cá nhân (personal data breach), Bienaro thông báo cho các cơ sở bị ảnh hưởng không chậm trễ quá mức sau khi biết về vi phạm đó (khoản 2 Điều 33) và cung cấp cho họ các thông tin cần thiết để chính họ thông báo cho cơ quan giám sát (supervisory authority), đặc biệt là tính chất của vi phạm, các loại dữ liệu và số lượng bản ghi ước tính bị ảnh hưởng, hậu quả có thể xảy ra và các biện pháp đã thực hiện.
  • Bienaro hỗ trợ việc đánh giá tác động đối với việc bảo vệ dữ liệu cá nhân (data protection impact assessment) và việc tham vấn trước với cơ quan giám sát (Điều 35 và 36), nếu việc đó là cần thiết và liên quan đến hoạt động xử lý do nền tảng thực hiện.
  • Bienaro lưu giữ hồ sơ về các loại hoạt động xử lý được thực hiện cho Bên Kiểm soát (records of processing activities, khoản 2 Điều 30) và cung cấp hồ sơ đó cho Bên Kiểm soát khi được yêu cầu.

12. Xóa và trả lại dữ liệu sau khi chấm dứt

  • Sau khi kết thúc việc cung cấp dịch vụ, Bienaro xóa dữ liệu cá nhân của khách hàng hoặc, theo lựa chọn của cơ sở, trả lại dữ liệu đó; cơ sở thực hiện lựa chọn chậm nhất trước khi kết thúc thời gian cân nhắc theo điểm tiếp theo. Việc trả lại được hiểu là cung cấp bản xuất dữ liệu theo Điều 10 – vì vậy cần yêu cầu bản xuất ít nhất ba ngày trước khi chấm dứt tài khoản.
  • Nếu cơ sở không thực hiện lựa chọn, Bienaro sẽ xóa dữ liệu của cơ sở, bao gồm dữ liệu của những khách hàng không được cơ sở khác nào hay tài khoản khách hàng nào lưu giữ, sau khi hết thời gian cân nhắc: trong vòng 14 ngày nếu cơ sở tự hủy tài khoản trong trang quản trị, trường hợp khác chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ khi hợp đồng chấm dứt. Cho đến khi hết thời hạn, việc hủy có thể được rút lại và dữ liệu sẽ được khôi phục.
  • Dữ liệu sẽ không còn trong các bản sao lưu ảnh máy chủ chậm nhất khi các bản sao lưu đó hết hạn, tức là trong vòng bảy ngày tiếp theo. Trong thời gian này, các bản sao lưu được bảo vệ như một tổng thể và không được sử dụng cho mục đích nào khác ngoài việc khôi phục hoạt động.
  • Ngay cả trong thời hạn hợp đồng, quy tắc lưu giữ vẫn được áp dụng: khách hàng nào trong ba năm không có lượt đặt lịch nào không bị hủy thì mất mối liên kết với cơ sở, dữ liệu của họ được ẩn danh hóa và cơ sở không còn nhìn thấy dữ liệu đó, kể cả ở các lượt đặt lịch cũ hơn.
  • Thời hạn ngắn hơn áp dụng cho các bản ghi vận hành: bản ghi về tin nhắn gửi khách hàng (không có nội dung tin nhắn) ba năm, bản ghi kỹ thuật về việc gửi e-mail 12 tháng, mã xác minh 30 ngày, mục ghi tên trong danh sách chờ 30 ngày sau khi được xử lý, tin nhắn đã gửi tới giao diện do cơ sở chọn 30 ngày, nhật ký kiểm tra 3 năm và việc hạn chế đặt lịch trực tuyến 12 tháng kể từ lần không đến gần nhất.
  • Ngoại lệ là việc lưu giữ mà pháp luật của Liên minh châu Âu hoặc của một quốc gia thành viên yêu cầu Bienaro thực hiện (đặc biệt là chứng từ kế toán và thuế), và các bản ghi vận hành của Bienaro về việc thực hiện hợp đồng: bản ghi kỹ thuật về việc gửi e-mail (tối đa 12 tháng), nhật ký kiểm tra (tối đa 3 năm) và trao đổi với bộ phận hỗ trợ. Các dữ liệu này chỉ được lưu giữ trong phạm vi cần thiết và cho mục đích liên quan.

13. Tài liệu chứng minh và kiểm toán (điểm h khoản 3 Điều 28 GDPR)

Khi được yêu cầu, Bienaro cung cấp cho Bên Kiểm soát các thông tin cần thiết để chứng minh rằng Bienaro thực hiện các nghĩa vụ theo điều này. Bên Kiểm soát có quyền tiến hành kiểm toán hoặc thanh tra, hoặc giao cho một kiểm toán viên độc lập có nghĩa vụ bảo mật tiến hành, tối đa một lần trong 12 tháng và sau khi thông báo trước ít nhất 30 ngày; trường hợp nghi ngờ có vi phạm an ninh hoặc theo chỉ thị của cơ quan giám sát thì có thể tiến hành vào bất kỳ thời điểm nào khác và với thời hạn ngắn hơn.

Việc kiểm toán diễn ra trong giờ làm việc, không được gây gián đoạn quá mức cho hoạt động và không được làm lộ dữ liệu của các cơ sở khác hay các thông tin có thể đe dọa an ninh của nền tảng. Chi phí do Bên Kiểm soát chịu, trừ khi cuộc kiểm toán chứng minh Bienaro vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ.

14. Thời hạn, thay đổi và trách nhiệm

  • Hợp đồng có hiệu lực trong suốt thời hạn của hợp đồng sử dụng nền tảng. Các quy định về bảo mật, xóa dữ liệu và tài liệu chứng minh vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.
  • Chúng tôi thông báo các thay đổi của hợp đồng này qua e-mail ít nhất 30 ngày trước ngày có hiệu lực, tới địa chỉ được ghi nhận tại tài khoản của cơ sở; thông báo gồm bản tóm tắt các thay đổi, ngày có hiệu lực và liên kết tới văn bản mới. Mỗi phiên bản của hợp đồng có số hiệu và ngày có hiệu lực riêng, và tại tài khoản của cơ sở có ghi nhận cơ sở đã chấp thuận phiên bản nào và vào thời điểm nào. Cho đến ngày có hiệu lực, trang quản trị hiển thị thông báo về phiên bản mới. Nếu không đồng ý với thay đổi, cơ sở có thể chấm dứt hợp đồng sử dụng nền tảng chậm nhất vào ngày có hiệu lực; phần phí thuê bao tương ứng sẽ được chúng tôi hoàn lại theo danh sách trong chương cuối của Điều khoản dịch vụ.
  • Trách nhiệm của các bên được điều chỉnh bởi Điều 82 GDPR. Giới hạn trách nhiệm theo Điều khoản dịch vụ không áp dụng trong những trường hợp pháp luật không cho phép, đặc biệt là đối với các yêu cầu của chủ thể dữ liệu và các chế tài của cơ quan giám sát.
  • Hợp đồng được điều chỉnh bởi pháp luật Séc; hợp đồng được lập bằng tiếng Séc và bản tiếng Séc có giá trị ràng buộc.

15. Liên hệ

Vui lòng gửi các chỉ thị, yêu cầu hỗ trợ và thông báo theo hợp đồng này tới info@toucan-labs.cz. Chúng tôi cũng dùng địa chỉ này để thông báo vi phạm an ninh cho các cơ sở. Chưa chỉ định cán bộ bảo vệ dữ liệu (data protection officer) vì chưa đáp ứng các điều kiện của Điều 37 GDPR; chúng tôi sẽ đánh giá lại khi nền tảng phát triển.

Khuyến nghị về ảnh của thành viên nhóm

Ảnh của thành viên nhóm trên trang web của cơ sở là dữ liệu cá nhân của người đó, và Bên Kiểm soát là cơ sở với tư cách người sử dụng lao động hoặc bên đặt hàng. Chúng tôi khuyến nghị dựa việc công bố trên sự đồng ý của thành viên nhóm liên quan, sự đồng ý này có thể được rút lại bất cứ lúc nào; trên nền tảng, việc rút lại được thực hiện bằng cách gỡ ảnh khỏi hồ sơ. Việc công bố cũng có thể dựa trên lợi ích hợp pháp trong việc giới thiệu cơ sở, nhưng khi đó cần thông báo trước cho thành viên nhóm và chấp nhận phản đối của họ. Việc lựa chọn và chứng minh lựa chọn đó thuộc về cơ sở; Bienaro chỉ xử lý ảnh với tư cách Bên Xử lý.

Phụ lục 1 – Danh sách bên xử lý phụ tại ngày 5. 10. 2026

Đối với mỗi bên xử lý phụ đều nêu loại dịch vụ, trụ sở và quốc gia xử lý, mục đích và phạm vi dữ liệu và căn cứ pháp lý của việc chuyển dữ liệu. Thay đổi danh sách được thông báo theo Điều 7.

  • Cơ sở dữ liệu đặt lịch và bản sao lưu – Hetzner Online GmbH – Đức (Falkenstein), trụ sở tại Gunzenhausen; vận hành máy chủ, cơ sở dữ liệu và bản sao lưu, tức là toàn bộ dữ liệu của nền tảng; Liên minh châu Âu, không chuyển tới quốc gia thứ ba.
  • E-mail – Scaleway SAS – Pháp (Paris); gửi e-mail tới khách hàng của cơ sở: địa chỉ người nhận và nội dung tin nhắn; Liên minh châu Âu, không chuyển tới quốc gia thứ ba.
  • SMS – GoSMS s.r.o. – Séc; gửi SMS: số điện thoại và nội dung tin nhắn (xác nhận đặt lịch, nhắc lịch hẹn, mã xác minh trên trang web của cơ sở), chỉ tới số di động của Séc, Slovakia và Áo; Cộng hòa Séc, không chuyển tới quốc gia thứ ba. Mã đăng nhập vào tài khoản khách hàng do Bienaro gửi với tư cách Bên Kiểm soát và tự chịu chi phí, đây không phải là hoạt động xử lý cho cơ sở.
  • Lưu lượng mạng và bảo vệ – Cloudflare, Inc. – Hoa Kỳ, vận hành trên mạng toàn cầu với các điểm hiện diện tại châu Âu; bảo vệ mạng, DNS, TLS, bảo vệ biểu mẫu chống lạm dụng (Turnstile), WAF và giới hạn tần suất yêu cầu; xử lý dữ liệu vận hành – địa chỉ IP và tiêu đề của yêu cầu; quyết định về mức độ bảo vệ đầy đủ (adequacy decision) EU-U.S. Data Privacy Framework, bổ trợ bằng điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của Ủy ban châu Âu theo hợp đồng xử lý dữ liệu của Cloudflare.
  • Lỗi và chẩn đoán – Functional Software, Inc. (Sentry) – Hoa Kỳ, dữ liệu lưu trú tại EU; theo dõi lỗi kỹ thuật – nội dung báo cáo lỗi được làm sạch khỏi dữ liệu cá nhân, khi báo cáo được truyền từ trình duyệt của người truy cập, địa chỉ IP của người đó được xử lý; dữ liệu lưu trú tại Liên minh châu Âu, đối với các can thiệp hỗ trợ: điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn, hoặc EU-U.S. Data Privacy Framework theo hợp đồng xử lý dữ liệu của Sentry.
  • Thông báo tới điện thoại – Google LLC, Apple Inc., Mozilla Foundation (dịch vụ push của trình duyệt) – Hoa Kỳ, hoặc mạng toàn cầu; địa chỉ gửi do trình duyệt của chủ tài khoản xác định; gửi thông báo tới điện thoại của chủ tài khoản và các thành viên nhóm, nội dung được mã hóa bằng khóa của thiết bị (RFC 8291) và dịch vụ không đọc được nội dung đó; điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn, hoặc EU-U.S. Data Privacy Framework theo điều kiện của dịch vụ tương ứng, phạm vi giới hạn ở địa chỉ gửi và nội dung không đọc được.

Được loại trừ rõ ràng khỏi danh sách này là các nhà cung cấp không chạm tới dữ liệu cá nhân của khách hàng của cơ sở: Anthropic, PBC (Hoa Kỳ; AI – văn bản trang web, bản dịch và phần Trợ giúp trong trang quản trị: chỉ thông tin và văn bản của cơ sở, có thể chứa tên người, văn bản của trang công khai mà chính cơ sở đã nhập, và câu hỏi đặt cho phần Trợ giúp; điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn), Just Print s.r.o. (Séc) và các đơn vị vận chuyển sản xuất và giao bộ chào mừng cùng các ấn phẩm in đã đặt mua (chỉ tên cơ sở, địa chỉ giao hàng, số điện thoại cho người giao hàng và dữ liệu in có thông tin của cơ sở), Seznam.cz, a.s. và OpenStreetMap Foundation (chỉ địa chỉ cơ sở kinh doanh, tên cơ sở và tọa độ của khung bản đồ), Google, Apple và Microsoft với tư cách nguồn lịch cá nhân (chúng tôi chỉ truy vấn tới địa chỉ do cơ sở chọn, không chuyển gì cho các bên này) và ARES (Ministerstvo financí ČR, Bộ Tài chính Cộng hòa Séc) – sổ đăng ký công khai, chỉ nhận mã số IČO. Cũng nằm ngoài danh sách này là Meta Platforms Ireland Limited (Ireland) – chỉ đối với những cơ sở đã bật tính năng chuyển đổi qua máy chủ cho Meta: đây là bên nhận do cơ sở lựa chọn, không phải là bên xử lý phụ của Bienaro (phạm vi và điều kiện tại Điều 5).

Câu hỏi: info@toucan-labs.cz · Điều khoản dịch vụ · Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân · AI tại Bienaro · quay lại trang chủ